Komorg-8 : Teknologi Informasi dlm Kom. Org

TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI

Oleh Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si

Tulisan ini disarikan dari mata kuliah Komunikasi Organisasi, yang diasuh oleh penulis pada jurusan ilmu komunikasi Fakultas Ilmu Sosial Universitas Brawijaya.

1. Media memiliki sisi positif sekaligus negatif di dalam pelaksanaan komunikasi organisasi

2. Mengendalikan sisi negatif perkembangan teknologi informsi melalui pemahaman tingkat selektifitas terhadap penggunaan media dan memaknai setiap pesan sesuai dengan situasi pengirim pesan.

3. Tingkat selektifitas : ditentukan nlai-nilai budaya, tema & kebutuhan pesan yang ingin disampaikan / didapat

BEBERAPA ASUMSI

1. Organisasi adalah suatu entitas yang dikonstruksi secara sosial

2. Anggota organisasi biasanya
menyampaikan keinginan untuk berinteraksi lebih banyak melalui tatap muka walau membawa risiko bekerja tak efisien (Goldhaber)

3. Fulk dan Steinfield (1990) menyatakan,"Kenyataannya komunikasi efektif adalah komunikasi yang tujuan intinya memacu penerapan teknologi informasi dalam organisasi".

UNTUK BAHAN DISKUSI :

1. Bagaimana bentuk media komunikasi tradisional & modern dlm komunikasi organisasi ?

2. Implikasi media/teknologi informasi baru bagi komunikasi dalam organisasi :

3. Pengambilan keputusan

4. Aliran komunikasi

5. Iklim komunikasi organisasi

6. Hubungan antarpersonal (makna & pengertian)

7. Apa keuntungan & kerugian TI dlm kom.org ?

8. Apakah teknologi baru mampu merubah pola komunikasi organisasi/organisasi itu sendiri ? Pada wilayah apa perubahan itu terjadi ?

9. Apakah teknologi komunikasi baru menjadikan organisasi lebih efektif, efisien, lebih produktif, dan lebih responsive?

MACAM MEDIA KOMUNIKASI

Media tradisional :

1. Surat tulis

2. Pertemuan (rapat akbar dll)

3. Publikasi : pengeras suara

4. Cara Pengiriman

Teknologi baru :

1. Telepon, surat kawat, telegram

2. Komputer

3. Handpone

4. Internet, surat elektronik (e-mail), web dsb

5. video conferencing, voice messaging, facximile

Dampak teknologi informasi terhadap organisasi

1. perubahan struktur organisasi,

2. fungsi kerja dan penempatan sumber
daya manusia, keahlian teknologi serta

3. interaksi antarmanusia.

Implikasi Teknologi baru

1. Determinisme teknologis

2. Mampu mengatasi kendala ruang & waktu

3. Mengubah jarak & wilayah komunikasi seseorang

4. mengurangi intensitas tatap muka yang terjadi dalam organisasi (mengurangi tingkat pengertian antar manusia dalam organisasi)

5. Mengurangi batas personal, geografis, hierarkhi tradisional, posisional/struktur dalam organisasi & norma organisasi.

6. Merubah pola komunikasi organisasi.

7. Merubah praktik kerja, kebiasaan kerja.

8. Memungkinkan membentuk kembali proses & struktur organisasi.

9. Memudahkan dalam mengenali isu & masalah

10. Memungkinkan terjadinya saling ketergantungan tugas dan sumber daya pada anggota organisasi (Rice:1992)

Hipotesis O` Connell

Yang berhubungan dengan peranan teknologi dan pengaruhnya dalam komunikasi organisasi:

1. Kesempatan untuk hubungan tatap muka akan hilang dan informasi berdasarkan isyarat nonverbal berkurang. Akibatnya, kesempatan berbagi informasi secara acak dan spontan berkurang pula. Para manajer harus menyusun kerja dan relasi untuk menyediakan kesempatan tatap muka yang lebih banyak (melalui teks dan simbol).

2. Akan lebih banyak pesan-pesan informal dan memotong hierarki karena
pembenaran terhadap format baru yang muncul sebagai proses alamiah jaringan
elektronik. Struktur organisasi dan alur informasi formal akan didefinisi
ulang.

3. Dampak saluran berarti bahwa pesan-pesan berdampak dan bernilai akan menurun. Data digital dengan konteks dan interpretasi minim adalah aturannya. Akibatnya, pengambilan keputusan akan terganggu daripada terbantu. Ketidakjelasan dalam menginterpretasi informasi akan meningkat dan kualitas keputusan menurun karena kurangnya pemahaman konteks dan nilai organisasi. Organisasi harus bekerja lebih keras dalam mengkomunikasikan sejarah dan nilai-nilai organisasi. Para manajer harus mencari cara baru untuk mengkomunikasikan komponen afektif dari pesan-pesan. Gaya pengambilan keputusan yang baru dan lebih baik juga perlu.

4. Kepercayaan akan mempunyai peranan yang berbeda dalam komunikasi.
Kepercayaan akan muncul seiring dengan kebersamaan pengalaman, nilai-nilai,
memberi dan menerima dan sebagai hasil komunikasi antarmanusia. Hadirnya
satelit, e-mail, dan jaringan komunikasi elektronik lainnya dapat mengurangi
dimensi kepercayaan yang selama ini kita telah terbiasa. Jaringan komunikasi baru dapat saja menggantikan peranan ini.

5. Komputerisasi menghadapkan pada disiplin untuk berpikir linear. Data terproses dalam kerangka kecepatan sesuai kemajuan perangkat teknologi. sebagai konsekuensinya, manusia menjadi tak sabar dan rasa toleransi berkurang terhadap gaya individu berkomunikasi. Organisasi dapat pula menjadi berkurang toleransinya terhadap pegawai yang tidak berpikir atau beranggapan dalam mode linear. Mereka harus mencari cara untuk mendukung dan melindungi pemikiran serta komunikasi yang bersifat nonlinear.

6. Harapan akan kinerja adalah berdasar pada kondisi machine driven. Dengan penyesuaian kita terhadap kecepatan dan ketepatan komputer, kita mungkin
mengharap para pegawai mempunyai kualitas dan menghasilkan dengan cara yang mirip. Para pegawai dalam organisasi dapat menganggap permintaan ini sebagai hal yang tak manusiawi dan memaksa. Serikat kerja dapat mengangkat lingkungan kerja seperti itu sebagai persoalan. Maka organisasi harus mendefinisikan dan menggunakan standar kinerja yang sesuai dengan kondisi baru.

FAKTOR ADOPSI TEKNOLOGI PADA ORGANISASI

1. Persepsi anggota thd medium baru & tingkat SDM

2. Nilai-nilai, norma & budaya

3. Interaksi anggota (pola hubungan antar pribadi)

4. Pola pengambilan keputusan/ pemrosesan informasi dalam kelompok

Komorg-7 : Aliran Komunikasi Organisasi

ALIRAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Oleh :

Akh. Muwafik Saleh, S.Sos., M.Si

ALIRAN KOMUNIKASI ORGANISASI

1. Adalah suatu proses dinamik dalam mana pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan dan dinterpretasikan yang hidup dan berkembang dalam sebuah organisasi.

2. Aliran Komunikasi Organisasi berfungsi untuk mengetahui bagaimana informasi itu terdistribusikan kepada anggota-anggota organisasi, bagaimana pola-pola distribusinya dan bagaimana orang-orang terlibat dalam proses penyebaran informasi itu dalam sebuah organisasi.

3. Aliran Komunikasi Organisasi berpengaruh terhadap efektifitas organisai baik dalam kaitannya dengan hubungan-hubungan ataupun pula dalam pelaksanaan & pencapaian tujuan organisasi.

SIFAT ALIRAN INFORMASI

Guetzkow (1964), aliran informasi (penyebaran pesan) dalam organisasi dapat terjadi dalam tiga cara :

1. SERENTAK, yaitu proses penyebaran informasi (pesan) yang disampaikan secara bersamaan dalam suatu waktu dengan objek sasaran yang banyak (lebih dari satu rang, bukan proses diadik). Bentuk : Memo, Pertemuan, rapat (akbar), televisi, teleconference (penyampaian pesan bermedia).Keuntungan : cepat, sudah/dapat diakses pada saat bersamaan, berhubungan dengan banyak sasaran orang, informasi terbuka, biasanya dipergunakan oleh organisasi besar. Kerugian : tidak dapat menyebarkan informasi yang sifatnya rahasia.Biasanya digunakan oleh organisasi publik atau organisasi yang memiliki jaringan kerja yang luas.

2. BERURUTAN : yaitu proses penyebaran informasi/pesan secara diadik (merupakan bentuk komunikasi yang utama, Haney;1962). Dengan pola “siapa berbicara kepada siapa”. Informasi disampaikan secara berurutan dari satu orang ke orang lain secara tidak bersamaan. Bentuk : komunikasi antarpersonal, model jaringan sel. Keuntungan : menjamin kerahasiaan informasi, lebih mendekatkan hubungan antar anggota. Kerugian : lambat, memungkinkan terjadinya bias / distorsi informasi (multi persepsi/interpretasi). Biasanya sangat efektif untuk organisasi yang bersifat politis, ideologis, rahasia, militer. Ataupun pula untuk suatu kebijakan organisasi yang sifatnya tertutup / rahasia/ strategis. untuk itu dibutuhkan kemampuan akurasi penyampaian pesan, daya ingat yang baik dan disiplin yang tinggi.

3. SERENTAK – BERURUTAN ; yaitu kombinasi kedua pola aliran yang telah dsebutkan sebelumnya.

POLA ALIRAN INFORMASI

1. POLA RODA : adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang dalam posisi sentral menerima kontak dan informasi dan memecahkan masalah dengan saran / persetujuan anggota lainnya.

2. POLA LINGKARAN : semua anggota berkomunikasi satu sama lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan. Tidak seorangpun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.

PERANAN JARINGAN KERJA KOMUNIKASI

A . KOMPONEN DALAM JARINGAN :

1. ANGGOTA KLIK, Klik adalah kelompok individu yang paling sedikit/ separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya.

CIRI-CIRI KLIK :

1. Klik terjadi melalui interaksi dengan orang-orang yang dapat mereka lihat. (Sommer, 1969). Klik terdiri dari individu-individu yang keadaan sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu, saling menyukai & merasa amat puas dg kontak tsb.
2. Kebanyakan klik relatif akrab satu dg lainnya dalam hierarkhi formal organisasi. Ini menunjukkan kemiripan sistem komunikasi formal dengan sistem komunikasi informal (Rogers & Agarwala-Rogers).
3. Syarat anggota klik bahwa individu-individu harus mampu melakukan kontak satu sama lainnya, bahkan dengan cara tidak langsung.

2. PENYENDIRI, adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya.

Bisa jadi seseorang menjadi penyendiri untuk tema-tema pesan tertentu (yang mungkin tidak dia sukai atau tidak berhubungan dengan bidang tugasnya) namun menjadi anggota klik sentral bila pesan-pesannya berhubungan dengan bidang tugasnya.

Sifat-sifat penyendiri (Goldhaber;1979) :

1. Kurang aman dlm konsep diri mereka.

2. Kurang termotivasi oleh cita-cita.

3. Kurang bersedia untuk berinteraksi dg orang lain.

4. Lebih muda dan kurang berpengalaman dalam sistem.

5. Lebih jarang menduduki posisi yang kuat dalam organisasi

6. Lebih cenderung menahan daripada melancarkan aliran informasi.

7. Relatif lebih tidak puas dengan sistem (golput)

8. Beranggapan bahwa sistem komunikasi tertutup bagi mereka.

3. JEMBATAN ; adalah anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jumbatan berlaku sebagai pengontak langsung antara dua kelompok pegawai.

4. PENGHUBUNG ; adalah orang yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. (tekanannya bukan anggota klik dalam kelompk atau orang luar sama sekali)

5. PENJAGA GAWANG (GATE KEEPER) ; adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengndalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui sistem tersebut.

6. PEMIMPIN PENDAPAT (OPINION LEADER) ; adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka.

7. KOSMOPOLIT; adalah orang bebas dari gagasan, prasangka, kecintaan lokal. Orang yg melakukan kontak dg dunia luar/ di luar organisasi. Menghubungkan aggota organisasi dg orang & peristiwa diluar struktur organisasi. Mereka adalah anggota organisasi yang banyak bepergian (duta) aktif dalam organisasi profesional, membaca terbitan. Memiliki kontak dengan sumber-sumber di luar organisasi, bertindak sebagai saluran bagi gagasan baru bagi organisasi.

PERAN & FUNGSI MASING-MASING KOMPONEN

1. Anggota Klik : sebagai jantung sistem & bertindak sebagai tujuan akhir bagi kebanyakan pesan

2. Penyendiri : sebagai pemberi tantangan pada sistem dan mencipta derajat ketidakpastian pada efektifitas program penyebaran pesan.

3. Jembatan : sebagai pemrosesan sentral informasi yg menyediakan hubungan langsung diantara klik-klik yang berbeda.

4. Penghubung :mengintegrasikan dan menjadi penghubung antarklik.

5. Penjaga gawang : mengendalikan perpindahan pesan dan kontak-kontak dengan tujuan meminimalkan kelebihan beban komunikasi dan meningkatkan keefektifan.

6. Pemimpin pendapat : melancarkan pembentukan & peruabahan sikap & membantu dalam pengambilan keputusan informal.

7. Kosmopolit : menghubungkan organisasi dg orang-orang dan gagasan-gasgasan baru dalam lingkungan yang lebih besar.

ARAH ALIRAN INFORMASI

1. KOMUNIKASI KE BAWAH (DOWN WORD)

yaitu informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang merotoritas lebih rendah.

JENIS INFORMASI yang biasanya dikomunikasikan :

1. Mengenai bagaimana melakukan pekerjaan

2. Mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan

3. Mengenai kebijakan & praktik organisasi

4. Informasi kinerja pegawai

5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).

METODE PENYAMPAIAN PESAN :

1. Tulisan

2. Lisan

3. Lisan diikuti tulisan

4. Tulisan diikuti lisan

KAPAN METODE INI DAPAT EFEKTIF DILAKUKAN ?

1. Tulisan : dalam situasi bila diperlukan informasi untuk tindakan yang akan datang, informasinya umum, tidak diperlukan kontak pribadi.

2. Lisan : dalam situasi yang membutuhkan teguran & mendamaikan perselisihan.

3. Lisan diikuti tulisan : dalam situasi yang membutuhkan tindakan segera tetapi kemudian diikuti tindak lanjutnya yg bersifat umum, perlu pendokumentasian.

4. Tulisan diikuti lisan : dinilai tidak cukup efektif untuk setiap situasi.

KRITERIA MEMILIH METODA PENYAMPAIAN INFORMASI KEPADA PEGAWAI :

1. Ketersediaan informasi.

2. Biaya

3. Pengaruh

4. Relevansi (dengan tujuan)

5. Respons

6. Keahlian (yang sesuai dengan kemampuan pengirim)

2. KOMUNIKASI KE ATAS (UP WORD)

Yaitu informasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (atasan).

PENTINGNYA KOMUNIKASI KE ATAS :

1. Informasi bagi pembuatan keputusan

2. Memberi informasi bagi atasan kapan bawahan siap menerima informasi dari mereka & seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka.

3. Mendorong keterbukaan komunikasi tentang keluh kesah, kritik muncul kepermukaan sehingg atasan tahu apa yang mengganggu dan menghambat kerja mereka.

4. Menumbuhkan apresiasi & loyalitas kpd organisasi dg memberi kesempatan kpd pegawai untuk mengajukan pertanyaan & memberi masukan/gagasan serta saran.

5. Memberi informasi pada atasan apakah bawahan memahami apa yg diharapkan dari aliran informasi ke bawah

6. Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka & memperkuat keterlibatan mereka dg pekerjaan & organisasi

APA YANG DIKOMUNIKASIKAN ?

1. Tentang apa yang telah dilakukan bawahan : prestasi, kemajuan, rencana yang akan datang.

2. Persoalan pekerjaan yang dihadapi yang belum terpecahkan dan membutuhkan bantuan penyelesaian.

3. Memberikan saran dan agagasan untuk perbaikan pada organisasi.

4. Mengungkakan bagaima perasaan, pikiran bawahan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja mereka, & organisasi.

MENGAPA KOMUNIKASI KE ATAS SULIT ? (sharma, 1979) :

1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka

2. Adanya perasaan bahwa atasan tidak tertarik pada permasalahan bawahan.

3. Kurangnya penghargaan & apresiasi bagi komunikasi ke atas yang dilakukan oleh bawahan/karyawan

4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disamapikan pegawai.

PRINSIP KOMUNIKASI KE ATAS

1. Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan & didorong atau dirangsang agar tetap muncul / tersampaikan.

2. Program komunikasi ke atas yang efektif berlangsung secara berkesinambungan.

3. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran rutin

4. Program komunikasi ke atas yang efektif menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah

5. Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup mendengarkan secara objektif

6. Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup tindakan untuk menanggapi masalah

7. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan berbagai media & metode untuk meningkatkan aliran informasi.

3. KOMUNIKASI HORISONTAL

Adalah penyampaian informasi diantara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja.

TUJUAN KOMUNIKASI HORISONTAL

1. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja

2. Berbagi informasi mengenai rencana & kegiatan

3. Untuk memecahkan masalah

4. Untuk memperoleh pemahaman bersama

5. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan

6. Untuk menumbuhkan dukungan antar personal

BENTUK KOMUNIKASI HORISONTAL :

• Rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telpon, memo / catatan, kegiatan sosial, lingkaran kualitas (sebuah kelompok pekerja sukareka yang berbagi wilayah tanggungjawab)

4. KOMUNIKASI INFORMAL, SELENTINGAN

• Komunikasi yang dilakukan oleh orang organisasi tanpa mengindahkan posisinya dalam organisasi.
• Selentingan (Grapevine) : metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa (Stein, 1967).

CIRI SELENTINGAN :

1. Melalui interaksi mulut ke mulut

2. Bebas dari kendala organisasi & posisi

3. Penyebaran cepat.

4. Melalui rantai kelompok

5. Memiliki beberapa peran.

6. Produk situasi bukan produk orang dalam organisasi.

7. Semakin cepat orang mengetahui peristiwa semakin cepat kemungkinan menceritakannya pada orang lain.

8. Jika informasinya menarik, orag cenderung menyampaikan pada yang lain.

9. Pesan selentingan cenderung cermat/jeli (walau terkadang lebih dramatik dari yg senyatanya)

10. Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi bahkan bila rinciannya cermat.

11. Cenderung mempengaruhi organisasi (baik atau buruk)

CARA MENANGGAPI SELENTINGAN

1. Jagalah saluran komunikasi formal tetap terbuka yang memberi kesempatan berlangsungnya komunikasi ke atas, ke bawah, horisontal dan lintas saluran yang terus terang, cermat, dan sensitif.

2. Efektifkan hubungan komunikasi antara atasan denga bawahan.

3. Sampaikan bahwa atasan mengerti dan menerima informasi melalui selentingan tersebut (khususnya yg menyangkut perasaan karyawan)

Teknik Negosiasi

JURUS KOMUNIKASI DALAM MEMENANGKAN NEGOSIASI

Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si

(Maestro Trainer)

KOMUNIKASI = NEGOSIASI

Bertujuan : mempengaruhi orang lain agar mau mengikuti keinginan dan maksud komunikator.

PRINSIP KOMUNIKASI

1. Komunikasi Suatu Proses Simbolik

2. Setiap Perilaku Mempunyai Potensi Komunikasi

3. Komunikasi Terjadi Dalam Konteks Ruang dan Waktu

4. Semakin Mirip Latar Belakang Sosial Budaya Semakin Efektif Tindak Komunikasi.

5. Komunikasi Bersifat Irreversible

LANGKAH DALAM NEGOSIASI

1. Adakan persiapan yang dibutuhkan sebelum melakukan negosiasi.

2. Tetapkan tujuan, lengkapi data atau persyaratan, dan alat-alat bantu yang dibutuhkan.

3. Buatlah perencanaan strategi & kembangkan/siapkan alternatif kemungkinan (strategi & solusi/tawaran)

4. Kenali klien atau pihak siapa kita akan melakukan negosiasi (latar belakang, Karakter, keinginan, tujuan, kemampuan, dll)

5. Tanamkan sikap mental dan tunjukkan penampilan yang positif.

6. Beri ruang atau kesempatan untuk tawar menawar hingga tercapai suatu kesepakatan.

TAHAP NEGOSIASI

1. MASALAH

2. BRAINSTORMING

3. DIALOG

4. SOLUSI

5. KESEPAKATAN

6. CLOSING

JURUS KOMUNIKASI DALAM NEGOSIASI :

JURUS PERTAMA : KUASAI RUMUS NEGOSIASI

1. BATNA : Best Alternative to a Negotiated Agreement
2. WATNA : Worst Alternative to a Negotiated Agreement
3. ZOPA : Zone of Possible Agreement
4. MLATNA : Most Likely Achievement to a Negotiated Agreement

SIFAT DASAR MANUSIA :

1. Setiap orang senang diperhatikan

2. Setiap orang senang terhadap orang yang ramah

3. Setiap orang senang berbicara

4. Setiap orang senang dikagumi dan dihargai

5. Setiap orang senang disebutkan namanya

6. Setiap orang merasa dirinya baik

7. Setiap orang ingin dianggap penting

8. Setiap orang tidak senang diperintah & dikritik

JURUS KETIGA : SIKAP DASAR DALAM MENANGGAPI ORANG
1. G : Genuine Interest. “Berilah perhatian yang tulus”.

2. U : Understanding. “cobalah untuk mengerti terlebih dahulu, pahami dari sudut pandang orang”.

3. R : Respect. “berilah penghargaan, belajarlah menghargai”

4. H : Helpfullness. “biasakanlah memudahkan orang”

JURUS KEEMPAT : LANGKAH PERSIAPAN NEGOSIASI

1. Kuasailah masalah dengan baik
2. Rencanakan rencana anda
3. Kenalilah lebih dekat, carilah informasi : data diri, keluarga, masalah terakhir, kesukaan dan ketidaksukaan.
4. Ciptakan kedekatan emosi antara anda dengannya.
5. Yakinkanlah keyakinan anda

JURUS KELIMA : HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PRINSIP MEMBANGUN EMPATI NEGOSIASI

1. Tampilkan sikap ramah yang mengesankan

2. Mulailah dari hal-hal yang disepakati bersama

3. Cobalah dengan tulus melihat masalah dari sudut pandang orang lain

4. Jadilah pendengar yang empatik

5. Bersimpatilah dengan ide-ide & keinginan orang lain

6. Hormatilah pendapat orang lain

7. Himbaulah dengan motif yang mulia

8. Hindari debat, jangan mengkritik & menyalahkan

9. Beri dia tantangan & keyakinan untuk mendukung anda

JURUS KEENAM : 12 LANGKAH AGAR ORANG MENGIKUTI JALAN PIKIRAN KITA

1. Kembangkan senyuman anda.

2. Awalilah pembicaraan dengan keramahan

3. Ajaklah lawan bicara, berbicara banyak tentang dirinya

4. Jadilah pendengar aktif

5. Temukan ide dasar, maksdu dibalik kata2

6. Dukunglah idenya, anggaplah seolah-olah idenya baik

7. Buatlah seakan-akan ide anda tsb memiliki kesamaan dg ide mereka

8. Tawarkan ide anda dengan ramah dan meyakinkan

9. Jelaskan AMBAK, keunggulan ide anda dengan rendah hati

10. Tawarkan solusi jalan terbaik

11. Buatlah usul dan pendapat datang dari lawan bicara anda

12. Jangan lupa ucapkan terima kasih, pujilah dia atas keunggulan idenya.

JURUS KE TUJUH : JEJALI PIKIRAN ANDA DENGAN AFIRMASI POSITIF

INGATLAH SELALU

1. Anda akan menjadi seperti yang anda pikirkan

2. Kebanyakan orang gagal adalah orang yang tidak menyadari betapa dekatnya mereka ke titik sukses saat mereka memutuskan untuk menyerah

3. Persepsi anda terhadap sesuatu, akan mempengaruhi tindakan anda dalam memperlakukan sesuatu itu

Komorg-6 : Iklim Komunikasi Organisasi

IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI

Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si

PEMAHAMAN IKLIM

IKLIM adalah sebuah kiasan yang menggambarkan suasana dan apa yang dirasakan nyata dalam diri dari orang-orang yang berhubungan dengan organisasi sehingga memungkinkan orang bereaksi dengan bermacam-macam cara terhadap organisasi melalui proses komunikasi.

IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI

Merupakan gabungan dari persepsi-persepsi mengenai peristiwa komunikasi khususnya persepsi mengenai pesan & peristiwa yang berhubungan dengan pesan yang terjadi dalam organisasi, perilaku manusia dalam hubungan interpersonal yang terjadi dalam organisasi melalui proses komunikasi, respon orang/ anggota terhadap yang lain dalam organisasi, harapan-harapan, suasana hubungan antarpersonal anggota organisasi termasuk konflik-konflik yang terjadi dan kesempatan bagi pertumbuhan dalam organisasi.

PENTINGNYA IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI

1. IKO jauh lebih penting daripada keterampilan / teknik komunikasi semata-mata dalam menciptakan suatu organisasi efektif. (Redding, 1972)

2. Mempengaruhi cara hidup kita, kepada siapa kita bicara, bagaimana kita berkomunikasi dan berinteraksi, siapa yang kita sukai, bagaimana perasaan kita, bagaimana kegiatan kerja kita dan bagaimana cara kerja kita, bagaimana perkembangan kita, apa yang ingin kit acapai, dan bagaimana cara kita menyesuaikan diri dengan organisasi.

3. Mengaitkan konteks organisasi dengan konsep-konsep, perasaan-perasaan, pengalaman-pengalaman dan harapan-harapan anggota organisasi dan membantu menjelaskan perilaku anggota organisasi, sehingga dapat memahami dengan baik apa yang mendorong anggota organisasi untuk berikap dengan cara-cara tertentu (Poole, 1985)

4. Dapat mengetehui bagaimana budaya organisasi itu tumbuh dan berkembang.

MANFAAT IKO

IKO memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota organisasi untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif, untuk mengikatkan diri mereka dengan organisasi, untuk bersikap jujur dalam bekerja, untuk meraih kesempatan dalam organisasi secara bersemangat, untuk mendukung para rekan secara dan anggota organisasi lainnya, untuk melaksanakan tugas secara kreatif, untuk menawarkan gagasan-gagasan inovatif bagi penyempurnaan organisasi dan operasinya. (Guzley, 1992)

MELALUI APA IKLIM KOMUNIKASI TERBENTUK ?

1. Melalui pengalaman budaya. Iklim fisik (suatu daerah) mempengaruhi cara hidup kita (Blumenstock, 1970).

2. Melalui praktik-praktik organisasi yang secara nyata tampak dalam keseharian aktifitas pengelolaan organisasi termasuk pengelolaan SDM maupun keuangan dsb (Poole, 1985).

3. Hasil interaksi antara sifat-sifat organisasi dan persepsi individu begitu pula sifat / karakterdari interaksi individu organisasi secara keseluruhan (anggota maupun pimpinan organisasi). (Falcione, 1987)

IKO terdiri dari persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tersebut terhadap komunikasi. Pengeruh ini didefinisikan, disepakati, dikembangkan dan dikokohkan. Pengaruh ini menghasilkan pedoman bagi keputusan dan tindakan individu dan mempengaruhi pesan mengenai organisasi.

IKO merupakan fungsi kegiatan yang terdapat dalam organisasi untuk menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi tersebut mempercayai mereka dan memberi mereka kebebasan dalam mengambil resiko (keputusan), mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas mereka, menyediakan informasi yang terbuka dan cukup tentang organisasi, mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh informasi yang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota organisasi, secara aktif memberi penyuluhan kepada para anggota organisasi sehingga mereka dapat melihat bahwa keterlibatan mereka penting bagi keputusan-keputusan dalam organisasi, dan menaruh perhatian pada pekerjaan yang bermutu tinggi dan memberi tantangan. (Redding, 1972)

FAKTOR ANALISIS : YANG MEMPENGARUHI IKO

1. Tingkat Kepercayaan yang diberikan kepada anggota (baik oleh pimpinan maupun oleh sesama anggota) dalam menjalankan tugas & mengambil keputusan.

2. Proses & model pengambilan keputusan (open/tertutup, partisipatif/instruktif), berkaita dengan gaya kepemimpinan.

3. Pola distribusi / kejelasan pembagian kerja (job description)

4. Arus informasi & tingkat kejelasan informasi (accessable/inaccessable)

5. Pola komunikasi & Hubungan-hubungan dalam interaksi antarpersonal (vertikal atau horisontal) yang mempengaruhi suasana kerja (mis : keterbukaan & kejujuran, ketidakterusterangan, gosip, desas-desus, klik-klik, dsb)

6. Program pengembangan SDM & kualitas kerja

7. Alur dan prosedur pelaksanaan kerja/kegiatan

8. Model Jalur koordinasi & konsultasi dalam pelaksanaan kerja

9. Mekanisme penyampaian pendapat & tingkat kebebasan dalam menyampaikan pendapat.

10. Program peningkatan kesejahteraan (termasuk pola jenjang karir)

MEMBANGUN IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI YANG KONDUSIF

1. Openness, Keterbukaan komunikasi

2. Sistem & prosedure yang jelas, terbuka & aspiratif.

3. Personal excellent (hati yang bersih, jauh dari penyakit)

4. Organizational governance

5. Keteladanan diri (pemimpin & anggota))

ORGANIZATIONAL GOVERNANCE, meliputi :

1. Participation,

2. rule of law,

3. transparency, openness & trust

4. responsiveness,

5. consensus orientation,

6. equality,

7. effectiveness and effeiciency,

8. accountability,

9. strategic vision.