Komorg-6 : Iklim Komunikasi Organisasi

IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI

Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si

PEMAHAMAN IKLIM

IKLIM adalah sebuah kiasan yang menggambarkan suasana dan apa yang dirasakan nyata dalam diri dari orang-orang yang berhubungan dengan organisasi sehingga memungkinkan orang bereaksi dengan bermacam-macam cara terhadap organisasi melalui proses komunikasi.

IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI

Merupakan gabungan dari persepsi-persepsi mengenai peristiwa komunikasi khususnya persepsi mengenai pesan & peristiwa yang berhubungan dengan pesan yang terjadi dalam organisasi, perilaku manusia dalam hubungan interpersonal yang terjadi dalam organisasi melalui proses komunikasi, respon orang/ anggota terhadap yang lain dalam organisasi, harapan-harapan, suasana hubungan antarpersonal anggota organisasi termasuk konflik-konflik yang terjadi dan kesempatan bagi pertumbuhan dalam organisasi.

PENTINGNYA IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI

1. IKO jauh lebih penting daripada keterampilan / teknik komunikasi semata-mata dalam menciptakan suatu organisasi efektif. (Redding, 1972)

2. Mempengaruhi cara hidup kita, kepada siapa kita bicara, bagaimana kita berkomunikasi dan berinteraksi, siapa yang kita sukai, bagaimana perasaan kita, bagaimana kegiatan kerja kita dan bagaimana cara kerja kita, bagaimana perkembangan kita, apa yang ingin kit acapai, dan bagaimana cara kita menyesuaikan diri dengan organisasi.

3. Mengaitkan konteks organisasi dengan konsep-konsep, perasaan-perasaan, pengalaman-pengalaman dan harapan-harapan anggota organisasi dan membantu menjelaskan perilaku anggota organisasi, sehingga dapat memahami dengan baik apa yang mendorong anggota organisasi untuk berikap dengan cara-cara tertentu (Poole, 1985)

4. Dapat mengetehui bagaimana budaya organisasi itu tumbuh dan berkembang.

MANFAAT IKO

IKO memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota organisasi untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif, untuk mengikatkan diri mereka dengan organisasi, untuk bersikap jujur dalam bekerja, untuk meraih kesempatan dalam organisasi secara bersemangat, untuk mendukung para rekan secara dan anggota organisasi lainnya, untuk melaksanakan tugas secara kreatif, untuk menawarkan gagasan-gagasan inovatif bagi penyempurnaan organisasi dan operasinya. (Guzley, 1992)

MELALUI APA IKLIM KOMUNIKASI TERBENTUK ?

1. Melalui pengalaman budaya. Iklim fisik (suatu daerah) mempengaruhi cara hidup kita (Blumenstock, 1970).

2. Melalui praktik-praktik organisasi yang secara nyata tampak dalam keseharian aktifitas pengelolaan organisasi termasuk pengelolaan SDM maupun keuangan dsb (Poole, 1985).

3. Hasil interaksi antara sifat-sifat organisasi dan persepsi individu begitu pula sifat / karakterdari interaksi individu organisasi secara keseluruhan (anggota maupun pimpinan organisasi). (Falcione, 1987)

IKO terdiri dari persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tersebut terhadap komunikasi. Pengeruh ini didefinisikan, disepakati, dikembangkan dan dikokohkan. Pengaruh ini menghasilkan pedoman bagi keputusan dan tindakan individu dan mempengaruhi pesan mengenai organisasi.

IKO merupakan fungsi kegiatan yang terdapat dalam organisasi untuk menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi tersebut mempercayai mereka dan memberi mereka kebebasan dalam mengambil resiko (keputusan), mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas mereka, menyediakan informasi yang terbuka dan cukup tentang organisasi, mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh informasi yang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota organisasi, secara aktif memberi penyuluhan kepada para anggota organisasi sehingga mereka dapat melihat bahwa keterlibatan mereka penting bagi keputusan-keputusan dalam organisasi, dan menaruh perhatian pada pekerjaan yang bermutu tinggi dan memberi tantangan. (Redding, 1972)

FAKTOR ANALISIS : YANG MEMPENGARUHI IKO

1. Tingkat Kepercayaan yang diberikan kepada anggota (baik oleh pimpinan maupun oleh sesama anggota) dalam menjalankan tugas & mengambil keputusan.

2. Proses & model pengambilan keputusan (open/tertutup, partisipatif/instruktif), berkaita dengan gaya kepemimpinan.

3. Pola distribusi / kejelasan pembagian kerja (job description)

4. Arus informasi & tingkat kejelasan informasi (accessable/inaccessable)

5. Pola komunikasi & Hubungan-hubungan dalam interaksi antarpersonal (vertikal atau horisontal) yang mempengaruhi suasana kerja (mis : keterbukaan & kejujuran, ketidakterusterangan, gosip, desas-desus, klik-klik, dsb)

6. Program pengembangan SDM & kualitas kerja

7. Alur dan prosedur pelaksanaan kerja/kegiatan

8. Model Jalur koordinasi & konsultasi dalam pelaksanaan kerja

9. Mekanisme penyampaian pendapat & tingkat kebebasan dalam menyampaikan pendapat.

10. Program peningkatan kesejahteraan (termasuk pola jenjang karir)

MEMBANGUN IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI YANG KONDUSIF

1. Openness, Keterbukaan komunikasi

2. Sistem & prosedure yang jelas, terbuka & aspiratif.

3. Personal excellent (hati yang bersih, jauh dari penyakit)

4. Organizational governance

5. Keteladanan diri (pemimpin & anggota))

ORGANIZATIONAL GOVERNANCE, meliputi :

1. Participation,

2. rule of law,

3. transparency, openness & trust

4. responsiveness,

5. consensus orientation,

6. equality,

7. effectiveness and effeiciency,

8. accountability,

9. strategic vision.