PLANNING & PROGRAMING
Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si
PERENCANAAN PROGRAM PR
Public Relations consist of all form of planned communication outwards and inwards between an organization and its public for the purpose of achieving specific objective concerning mutual understanding (Frank Jefkins, 1988:13)
MENGAPA PERLU PERENCANAAN ?
1. Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan. (teknologi, politik, hukum, ekonomi).
2. Menghadapi perubahan operasional (mis: menghadapi persaingan, perubahan selera pelanggan, life cycle product, sistem komunikasi, media massa, tenaga kerja, relasi bisnis).
3. Menciptakan tujuan objektif, tujuan & target yg ingin dicapai.
MANFAAT PERENCANAAN KERJA PR
1. Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi thd lingkungan yg sering berubah.
2. Mengefektifkan-efisiensi koordinasi/ kerja sama antar departemen, pihak terkait.
3. Efisiensi waktu, tenaga, upaya & biaya.
4. Menghindari resiko kegagalan
5. Mampu melihat scr keseluruhan kemampuan operasional organisasi.
6. Menetapkan klasifikasi rencana kerja.
PERENCANAAN STRATEGIS
Perencanaan strategis melibatkan pengambilan keputusan tentang tujuan dan sasaran program, pengenalan publik, penatapan kebijakan, atau aturan untuk menjadi pedoman pemilihan strategi, dan penentuan strategi. (Cutlip, Center & Broom)
PROSES PERENCANAAN STRATEGIS
1. Mendefinisi peran dan misi. Menentukan sifat dan cakupan pekerjaan yang akan dilakukan
2. Menentukan bidang hasil usaha. Menentukan dimana akan menginvestasi waktu, tenaga dan bakat.
3. Mengenali dan menspesifikasi indikator efektivitas. Menentukan faktor yg bisa diukur untuk menetapkan sasaran.
4. Memilih dan menetapkan sasaran. Menentukan hasil yang akan diwujudkan.
5. Mempersiapkan rencana tindakan. Menentukan cara mencapai sasaran khusus.
a. Membuat program. Membuat rangkaian tindakan untuk dijalani dalam mencapai sasaran.
b. Membuat jadwal. Menetapkan kebutuhan waktu untuk langkah sasaran dan tindakan.
c. Membuat anggaran. Menetapkan dan menunjuk sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran.
d. Menetapkan pertanggungjawaban. Menentukan siapa yang akan mengurus pencapaian sasaran dan langkah tindakan.
e. Meninjau dan menata ulang. Menguji dan merevisi rencana sementara sbgmn dibutuhkan sebelum komitmen pd tindakan.
6. Menetapkan kendali. Memastikan pencapaian sasaran yg efektif.
7. Berkomunikasi. Menentukan komunikasi yg perlu dlm organisasi untuk mencapai pemahaman & komitmen dari ke-6 langkah sebelumnya.
8. Menerapkan. Memastikan kesepakatan, pendekatan apa g akan berjalan paling baik, siapa yg perlu dilibatkan dan langkah tindakan cepat apa yg perlu dilakukan.
LANGKAH PERENCANAAN STRATEGIS
1. Masalah, kepentingan atau peluang “apa yg sedang terjadi sekarang?”
2. Analisa situasi (internal – eksternal) “ekuatan positif dan negatif apa yg sedang beroperasi?, “Siapa yg terlibat dan/atau terpengaruh?” “Bagaimana mereka terlibat/terpengaruh?”.
3. Tujuan program, “situasi apa yg diinginkan?”.
4. Publik sasaran, “siapa dari lingkungan internal & eksternal yg harusditanggapi,dijangkau, dipengaruhi oleh program”.
5. Sasaran “apa yg harus dicapai pd setiap publik agar memenuhi tujuan program”.
6. Strategi tindakan,” perubahan apa yg hrs dilakukan ntuk mencapai hasil yg dinyatakan dalam sasaran”.
7. Strategi komunkasi, “isi pesan seperti apa yg hrs dikomunikasikan utuk mencapai hasil yg dinyatakan dlm sasaran?, “media terbaik apa yg mengantarkan pesan itu kpd publik sasaran”.
8. Rencana implementasi program “siapa yg bertanggungjwb atas implementasi setiap taktik tindakan dan komunikasi?, “bagaimana urutan kejadian dan jadwalnya?, “berapa besar biaya untuk program itu?”.
9. Rencana evaluasi, “bagaimana cara mengukur hasil yg ditetapkan dalam tujuan dan sasaran program?’.
10. Umpan balik dan penyesuaian program, “bagaimana cara melaporkan hasil evaluasi kpd para manajer program dan memakainya untuk memuat perubahan”.
ANALISIS LINGKUNGAN
1. A searching look backward
2. A deep look inside
3. A wide look around
4. A long, long looks ahead
Selasa, 13 Oktober 2009
PSC 5 : Aspek Penting Dalam PSC
KOMUNIKASI & PR SEBAGAI INSTRUMEN UTAMA PELAYANAN PUBLIK
Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si.
PRINSIP KOMUNIKASI
1. Setiap perilaku mempunyai potensi komunikasi
2. Komunikasi adalah suatu proses simbolik
3. Komunikasi terjadi dalam konteks ruang dan waktu
4. Semakin mirip latar belakang sosial budaya semakin efektiflah komunikasi
5. Komunikasi bersifat irreversibel Komunikasi mempunyai dimensi isi & hubungan
6. Komunikasi melibatkan prediksi peserta
ASPEK PENTING DALAM KOMUNIKASI PELAYANAN PUBLIK
1. COMMUNICATOR PERFORMANCE IMAGE :
- Physical Performance
- Psychologycal Performance
- Verbal Expression
2. MULTIPLE IMAGE/FRONT OFFICE IMAGE
- Uniform (seragam) para front liner.
- Sosok Gedung
- Dekorasi Lobby Kantor
- atribut dsb
3. INSTITUTION / CORPORATE IMAGE
- Publikasi lembaga : kualitas pelayanan, program unggulan, kemudahan (melalui brosur/leaflet)
EFEKTIFITAS KOMUNIKASI DALAM PUBLIC SERVICE
ASPEK KOMUNIKATOR :
Ketepatan Identifikasi sasaran (jenis kelamin, usia, pendidikan, latar belakang, kultural, pengalaman hidup).
Formulasi isi pesan (harus jelas, tepat, singkat, sederhana) dalam hal tertentu perlu redundancy.
Pemilihan saluran komunikasi
Kredibilitas komunikator (terpercaya, keahlian, legitimasi)
ISI PESAN
Validitas isi pesan (faktual, logis, rasional)
Aktualisasi isi pesan
Kemasan pesan (pemilihan media yang tepat)
KOMUNIKAN
Identitas pribadi
Kebutuhan, minat & selera
Latar belakang kultural
Kesamaan kerangka acuan
SALURAN KOMUNIKASI
Penentuan saluran yang tepat (telpon, tatap muka, email, komputer, cetak)
Mencari feedback (keluhan, kritik, saran)
Pengulangan pengiriman pesan
PUBLIC SERVICE DALAM PR
Tugas utama PR adalah sebagai alat manajemen organisasi untuk menjalin hubungan baik dengan publiknya dalam rangka mencapai rasa saling pengertian antara organisasi dengan publiknya.
Dalam rangka menjalin hubungan baik & upaya saling pengertian, suatu organisasi harus mampu memberikan pelayanan yang terbaik pada publiknya dengan melakukan strategi komunikasi yang terbaik melalui optimalisasi fungsi & tugas PR
PELAYANAN PRIMA BAGI PUBLIK INTERNAL PR
Dalam rangka memberikan pelayanan yang terbaik bagi internal publiknya maka PR melakukan beragam strategi komunikasi internal yaitu bagi para karyawan.
Yang berfungsi untuk mengusahakan agar para karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan megusahakan agar manajmen mengetahui apa yang sedang dipikirkan oleh para karyawan. Tujuan untuk meningkatkan keterbukaan komunikasi dan produktifitas serta semangat kerja karyawan.
STRATEGI PELAYANAN UNTUK INTERNAL PUBLIK
Penampilan para pimpinan, pegawai dan pola hubungan yang terjalin dengan baik antar mereka dapat mempengaruhi terhadap munculnya sikap saling pengertian, penghargaan & kepercayaan dari publik (internalnya) begitu pula dapat mempengaruhi kesan (image) & nama baik terhadap organisasi dalam masyarakat.
Memberikan perhatian “lebih” kepada para karyawan dengan memperhatikan pada terpenuhinya kepuasan atas kepentingan-kepentingan ekonomi, sosial & psikologis.
Strategi pelayanan dapat berorientasi pada : pembinaan, peningkatan motivasi dan pengembangan diri, transparansi, keterbukaan, jaminan kerja & kesehatan karyawan, hubungan keluarga dsb.
Bentuk program misal : persiapan pra purna tugas, famaly gathering, skill training, HRD training, K3 dsb, tour.
PELAYANAN PRIMA BAGI PUBLIK EKSTERNAL PR
Komunikasi Eksternal adalah berupa pertukaran informasi antara manajemen dengan publik eksternalnya, yaitu keseluruhan pelanggan baik perorangan / kelompok / organisasi yang dilayani oleh organisasi / perusahaan, termasuk masyarakat sekitar, panyalur, pengedar, pemasok, lembaga pemerintah, para pendidik.
Komunikasi ini berfungsi muntuk membangun kepemahaman bersama dan sikap saling pengertian diantara kedua belah pihak sehingga muncul kepercayaan masyarakat terhadap lembaga.
Hal ini dilakukan untuk : memperluas pasar/jumlah pelangga, memelihara & meingkatkan loyalitas pelanggan, memperkenalkan produk/jasa, mempermudah akses modal serta meningkatkan hubungan dengan asosiasi perusahaan dalam rangka menunjang kemitraan.
STRATEGI PELAYANAN UNTUK EKSTERNAL PUBLIK
Strategi pelayanan dapat berorientasi pada : lahirnya kepercayaan publik, kesenangan dan kepuasan, loyalitas, kemudahan akses, kecepatan pelayanan.
Orientasi pelayanan terhadap publik eksternal dapat berupa : kemudahan prosedur, kenyamanan tempat, jaminan keamanan barang, kecepatan dan ketepatan (realisasi & janji palayanan).
Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si.
PRINSIP KOMUNIKASI
1. Setiap perilaku mempunyai potensi komunikasi
2. Komunikasi adalah suatu proses simbolik
3. Komunikasi terjadi dalam konteks ruang dan waktu
4. Semakin mirip latar belakang sosial budaya semakin efektiflah komunikasi
5. Komunikasi bersifat irreversibel Komunikasi mempunyai dimensi isi & hubungan
6. Komunikasi melibatkan prediksi peserta
ASPEK PENTING DALAM KOMUNIKASI PELAYANAN PUBLIK
1. COMMUNICATOR PERFORMANCE IMAGE :
- Physical Performance
- Psychologycal Performance
- Verbal Expression
2. MULTIPLE IMAGE/FRONT OFFICE IMAGE
- Uniform (seragam) para front liner.
- Sosok Gedung
- Dekorasi Lobby Kantor
- atribut dsb
3. INSTITUTION / CORPORATE IMAGE
- Publikasi lembaga : kualitas pelayanan, program unggulan, kemudahan (melalui brosur/leaflet)
EFEKTIFITAS KOMUNIKASI DALAM PUBLIC SERVICE
ASPEK KOMUNIKATOR :
Ketepatan Identifikasi sasaran (jenis kelamin, usia, pendidikan, latar belakang, kultural, pengalaman hidup).
Formulasi isi pesan (harus jelas, tepat, singkat, sederhana) dalam hal tertentu perlu redundancy.
Pemilihan saluran komunikasi
Kredibilitas komunikator (terpercaya, keahlian, legitimasi)
ISI PESAN
Validitas isi pesan (faktual, logis, rasional)
Aktualisasi isi pesan
Kemasan pesan (pemilihan media yang tepat)
KOMUNIKAN
Identitas pribadi
Kebutuhan, minat & selera
Latar belakang kultural
Kesamaan kerangka acuan
SALURAN KOMUNIKASI
Penentuan saluran yang tepat (telpon, tatap muka, email, komputer, cetak)
Mencari feedback (keluhan, kritik, saran)
Pengulangan pengiriman pesan
PUBLIC SERVICE DALAM PR
Tugas utama PR adalah sebagai alat manajemen organisasi untuk menjalin hubungan baik dengan publiknya dalam rangka mencapai rasa saling pengertian antara organisasi dengan publiknya.
Dalam rangka menjalin hubungan baik & upaya saling pengertian, suatu organisasi harus mampu memberikan pelayanan yang terbaik pada publiknya dengan melakukan strategi komunikasi yang terbaik melalui optimalisasi fungsi & tugas PR
PELAYANAN PRIMA BAGI PUBLIK INTERNAL PR
Dalam rangka memberikan pelayanan yang terbaik bagi internal publiknya maka PR melakukan beragam strategi komunikasi internal yaitu bagi para karyawan.
Yang berfungsi untuk mengusahakan agar para karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan megusahakan agar manajmen mengetahui apa yang sedang dipikirkan oleh para karyawan. Tujuan untuk meningkatkan keterbukaan komunikasi dan produktifitas serta semangat kerja karyawan.
STRATEGI PELAYANAN UNTUK INTERNAL PUBLIK
Penampilan para pimpinan, pegawai dan pola hubungan yang terjalin dengan baik antar mereka dapat mempengaruhi terhadap munculnya sikap saling pengertian, penghargaan & kepercayaan dari publik (internalnya) begitu pula dapat mempengaruhi kesan (image) & nama baik terhadap organisasi dalam masyarakat.
Memberikan perhatian “lebih” kepada para karyawan dengan memperhatikan pada terpenuhinya kepuasan atas kepentingan-kepentingan ekonomi, sosial & psikologis.
Strategi pelayanan dapat berorientasi pada : pembinaan, peningkatan motivasi dan pengembangan diri, transparansi, keterbukaan, jaminan kerja & kesehatan karyawan, hubungan keluarga dsb.
Bentuk program misal : persiapan pra purna tugas, famaly gathering, skill training, HRD training, K3 dsb, tour.
PELAYANAN PRIMA BAGI PUBLIK EKSTERNAL PR
Komunikasi Eksternal adalah berupa pertukaran informasi antara manajemen dengan publik eksternalnya, yaitu keseluruhan pelanggan baik perorangan / kelompok / organisasi yang dilayani oleh organisasi / perusahaan, termasuk masyarakat sekitar, panyalur, pengedar, pemasok, lembaga pemerintah, para pendidik.
Komunikasi ini berfungsi muntuk membangun kepemahaman bersama dan sikap saling pengertian diantara kedua belah pihak sehingga muncul kepercayaan masyarakat terhadap lembaga.
Hal ini dilakukan untuk : memperluas pasar/jumlah pelangga, memelihara & meingkatkan loyalitas pelanggan, memperkenalkan produk/jasa, mempermudah akses modal serta meningkatkan hubungan dengan asosiasi perusahaan dalam rangka menunjang kemitraan.
STRATEGI PELAYANAN UNTUK EKSTERNAL PUBLIK
Strategi pelayanan dapat berorientasi pada : lahirnya kepercayaan publik, kesenangan dan kepuasan, loyalitas, kemudahan akses, kecepatan pelayanan.
Orientasi pelayanan terhadap publik eksternal dapat berupa : kemudahan prosedur, kenyamanan tempat, jaminan keamanan barang, kecepatan dan ketepatan (realisasi & janji palayanan).
Langganan:
Postingan (Atom)
