Teknik Negosiasi

JURUS KOMUNIKASI DALAM MEMENANGKAN NEGOSIASI

Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si

(Maestro Trainer)

KOMUNIKASI = NEGOSIASI

Bertujuan : mempengaruhi orang lain agar mau mengikuti keinginan dan maksud komunikator.

PRINSIP KOMUNIKASI

1. Komunikasi Suatu Proses Simbolik

2. Setiap Perilaku Mempunyai Potensi Komunikasi

3. Komunikasi Terjadi Dalam Konteks Ruang dan Waktu

4. Semakin Mirip Latar Belakang Sosial Budaya Semakin Efektif Tindak Komunikasi.

5. Komunikasi Bersifat Irreversible

LANGKAH DALAM NEGOSIASI

1. Adakan persiapan yang dibutuhkan sebelum melakukan negosiasi.

2. Tetapkan tujuan, lengkapi data atau persyaratan, dan alat-alat bantu yang dibutuhkan.

3. Buatlah perencanaan strategi & kembangkan/siapkan alternatif kemungkinan (strategi & solusi/tawaran)

4. Kenali klien atau pihak siapa kita akan melakukan negosiasi (latar belakang, Karakter, keinginan, tujuan, kemampuan, dll)

5. Tanamkan sikap mental dan tunjukkan penampilan yang positif.

6. Beri ruang atau kesempatan untuk tawar menawar hingga tercapai suatu kesepakatan.

TAHAP NEGOSIASI

1. MASALAH

2. BRAINSTORMING

3. DIALOG

4. SOLUSI

5. KESEPAKATAN

6. CLOSING

JURUS KOMUNIKASI DALAM NEGOSIASI :

JURUS PERTAMA : KUASAI RUMUS NEGOSIASI

1. BATNA : Best Alternative to a Negotiated Agreement
2. WATNA : Worst Alternative to a Negotiated Agreement
3. ZOPA : Zone of Possible Agreement
4. MLATNA : Most Likely Achievement to a Negotiated Agreement

SIFAT DASAR MANUSIA :

1. Setiap orang senang diperhatikan

2. Setiap orang senang terhadap orang yang ramah

3. Setiap orang senang berbicara

4. Setiap orang senang dikagumi dan dihargai

5. Setiap orang senang disebutkan namanya

6. Setiap orang merasa dirinya baik

7. Setiap orang ingin dianggap penting

8. Setiap orang tidak senang diperintah & dikritik

JURUS KETIGA : SIKAP DASAR DALAM MENANGGAPI ORANG
1. G : Genuine Interest. “Berilah perhatian yang tulus”.

2. U : Understanding. “cobalah untuk mengerti terlebih dahulu, pahami dari sudut pandang orang”.

3. R : Respect. “berilah penghargaan, belajarlah menghargai”

4. H : Helpfullness. “biasakanlah memudahkan orang”

JURUS KEEMPAT : LANGKAH PERSIAPAN NEGOSIASI

1. Kuasailah masalah dengan baik
2. Rencanakan rencana anda
3. Kenalilah lebih dekat, carilah informasi : data diri, keluarga, masalah terakhir, kesukaan dan ketidaksukaan.
4. Ciptakan kedekatan emosi antara anda dengannya.
5. Yakinkanlah keyakinan anda

JURUS KELIMA : HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PRINSIP MEMBANGUN EMPATI NEGOSIASI

1. Tampilkan sikap ramah yang mengesankan

2. Mulailah dari hal-hal yang disepakati bersama

3. Cobalah dengan tulus melihat masalah dari sudut pandang orang lain

4. Jadilah pendengar yang empatik

5. Bersimpatilah dengan ide-ide & keinginan orang lain

6. Hormatilah pendapat orang lain

7. Himbaulah dengan motif yang mulia

8. Hindari debat, jangan mengkritik & menyalahkan

9. Beri dia tantangan & keyakinan untuk mendukung anda

JURUS KEENAM : 12 LANGKAH AGAR ORANG MENGIKUTI JALAN PIKIRAN KITA

1. Kembangkan senyuman anda.

2. Awalilah pembicaraan dengan keramahan

3. Ajaklah lawan bicara, berbicara banyak tentang dirinya

4. Jadilah pendengar aktif

5. Temukan ide dasar, maksdu dibalik kata2

6. Dukunglah idenya, anggaplah seolah-olah idenya baik

7. Buatlah seakan-akan ide anda tsb memiliki kesamaan dg ide mereka

8. Tawarkan ide anda dengan ramah dan meyakinkan

9. Jelaskan AMBAK, keunggulan ide anda dengan rendah hati

10. Tawarkan solusi jalan terbaik

11. Buatlah usul dan pendapat datang dari lawan bicara anda

12. Jangan lupa ucapkan terima kasih, pujilah dia atas keunggulan idenya.

JURUS KE TUJUH : JEJALI PIKIRAN ANDA DENGAN AFIRMASI POSITIF

INGATLAH SELALU

1. Anda akan menjadi seperti yang anda pikirkan

2. Kebanyakan orang gagal adalah orang yang tidak menyadari betapa dekatnya mereka ke titik sukses saat mereka memutuskan untuk menyerah

3. Persepsi anda terhadap sesuatu, akan mempengaruhi tindakan anda dalam memperlakukan sesuatu itu

Komorg-6 : Iklim Komunikasi Organisasi

IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI

Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si

PEMAHAMAN IKLIM

IKLIM adalah sebuah kiasan yang menggambarkan suasana dan apa yang dirasakan nyata dalam diri dari orang-orang yang berhubungan dengan organisasi sehingga memungkinkan orang bereaksi dengan bermacam-macam cara terhadap organisasi melalui proses komunikasi.

IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI

Merupakan gabungan dari persepsi-persepsi mengenai peristiwa komunikasi khususnya persepsi mengenai pesan & peristiwa yang berhubungan dengan pesan yang terjadi dalam organisasi, perilaku manusia dalam hubungan interpersonal yang terjadi dalam organisasi melalui proses komunikasi, respon orang/ anggota terhadap yang lain dalam organisasi, harapan-harapan, suasana hubungan antarpersonal anggota organisasi termasuk konflik-konflik yang terjadi dan kesempatan bagi pertumbuhan dalam organisasi.

PENTINGNYA IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI

1. IKO jauh lebih penting daripada keterampilan / teknik komunikasi semata-mata dalam menciptakan suatu organisasi efektif. (Redding, 1972)

2. Mempengaruhi cara hidup kita, kepada siapa kita bicara, bagaimana kita berkomunikasi dan berinteraksi, siapa yang kita sukai, bagaimana perasaan kita, bagaimana kegiatan kerja kita dan bagaimana cara kerja kita, bagaimana perkembangan kita, apa yang ingin kit acapai, dan bagaimana cara kita menyesuaikan diri dengan organisasi.

3. Mengaitkan konteks organisasi dengan konsep-konsep, perasaan-perasaan, pengalaman-pengalaman dan harapan-harapan anggota organisasi dan membantu menjelaskan perilaku anggota organisasi, sehingga dapat memahami dengan baik apa yang mendorong anggota organisasi untuk berikap dengan cara-cara tertentu (Poole, 1985)

4. Dapat mengetehui bagaimana budaya organisasi itu tumbuh dan berkembang.

MANFAAT IKO

IKO memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota organisasi untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif, untuk mengikatkan diri mereka dengan organisasi, untuk bersikap jujur dalam bekerja, untuk meraih kesempatan dalam organisasi secara bersemangat, untuk mendukung para rekan secara dan anggota organisasi lainnya, untuk melaksanakan tugas secara kreatif, untuk menawarkan gagasan-gagasan inovatif bagi penyempurnaan organisasi dan operasinya. (Guzley, 1992)

MELALUI APA IKLIM KOMUNIKASI TERBENTUK ?

1. Melalui pengalaman budaya. Iklim fisik (suatu daerah) mempengaruhi cara hidup kita (Blumenstock, 1970).

2. Melalui praktik-praktik organisasi yang secara nyata tampak dalam keseharian aktifitas pengelolaan organisasi termasuk pengelolaan SDM maupun keuangan dsb (Poole, 1985).

3. Hasil interaksi antara sifat-sifat organisasi dan persepsi individu begitu pula sifat / karakterdari interaksi individu organisasi secara keseluruhan (anggota maupun pimpinan organisasi). (Falcione, 1987)

IKO terdiri dari persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tersebut terhadap komunikasi. Pengeruh ini didefinisikan, disepakati, dikembangkan dan dikokohkan. Pengaruh ini menghasilkan pedoman bagi keputusan dan tindakan individu dan mempengaruhi pesan mengenai organisasi.

IKO merupakan fungsi kegiatan yang terdapat dalam organisasi untuk menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi tersebut mempercayai mereka dan memberi mereka kebebasan dalam mengambil resiko (keputusan), mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas mereka, menyediakan informasi yang terbuka dan cukup tentang organisasi, mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh informasi yang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota organisasi, secara aktif memberi penyuluhan kepada para anggota organisasi sehingga mereka dapat melihat bahwa keterlibatan mereka penting bagi keputusan-keputusan dalam organisasi, dan menaruh perhatian pada pekerjaan yang bermutu tinggi dan memberi tantangan. (Redding, 1972)

FAKTOR ANALISIS : YANG MEMPENGARUHI IKO

1. Tingkat Kepercayaan yang diberikan kepada anggota (baik oleh pimpinan maupun oleh sesama anggota) dalam menjalankan tugas & mengambil keputusan.

2. Proses & model pengambilan keputusan (open/tertutup, partisipatif/instruktif), berkaita dengan gaya kepemimpinan.

3. Pola distribusi / kejelasan pembagian kerja (job description)

4. Arus informasi & tingkat kejelasan informasi (accessable/inaccessable)

5. Pola komunikasi & Hubungan-hubungan dalam interaksi antarpersonal (vertikal atau horisontal) yang mempengaruhi suasana kerja (mis : keterbukaan & kejujuran, ketidakterusterangan, gosip, desas-desus, klik-klik, dsb)

6. Program pengembangan SDM & kualitas kerja

7. Alur dan prosedur pelaksanaan kerja/kegiatan

8. Model Jalur koordinasi & konsultasi dalam pelaksanaan kerja

9. Mekanisme penyampaian pendapat & tingkat kebebasan dalam menyampaikan pendapat.

10. Program peningkatan kesejahteraan (termasuk pola jenjang karir)

MEMBANGUN IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI YANG KONDUSIF

1. Openness, Keterbukaan komunikasi

2. Sistem & prosedure yang jelas, terbuka & aspiratif.

3. Personal excellent (hati yang bersih, jauh dari penyakit)

4. Organizational governance

5. Keteladanan diri (pemimpin & anggota))

ORGANIZATIONAL GOVERNANCE, meliputi :

1. Participation,

2. rule of law,

3. transparency, openness & trust

4. responsiveness,

5. consensus orientation,

6. equality,

7. effectiveness and effeiciency,

8. accountability,

9. strategic vision.