Dasar PR : Media Relations

MEDIA RELATIONS

Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos.,M.Si

MEDIA RELATIONS

1. Hubungan media merupakan sebagai alat, pendukung atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai kegiatan program kerja atau untuk kelancaran aktivitas komunikasi PR dengan pihak publik.

2. Berfungsi menyampaikan pesan kepada publiknya juga untuk membangun & meningkatkan citra melalui berbagai jenis media.

3. Peranan hubungan media (media relations) dalam kehumasan adalah sebagai saluran (Channel) dalam penyampaian pesan dalam upaya peningkatan pengenalan (awareness), informasi dan pemberiataan dari pihak publikasi humas.

4. Karena fungsi pers / media adalah sebagai kekuatan pembentuk opini (power of opinion) yang sangat efektif.

5. Kerja sama dengan pers/ media akan menghasilkan frekuensi publisitas yang cukup tinggi. Dampak pemberitaan bersifat : efek keserempakan (stimultaneity effect), efek dramatisir, efek publisitas tinggi, waktu relatif singkat, pembentukan opini, khalayak yang sangat luas dalam waktu yang bersamaan.

MEMBINA HUBUNGAN MEDIA /PERS (MEDIA/PERS RELATIONS)

1. Adalah suatu kegiatan untuk mencapai publikasi atau penyiaran berta semaksimal mungkin, sedangkan informasi yang disebarkan melalui PR adalah menciptakan pengenalan dan pengertian (Frank Jepkins, 1992)

2. Adalah suatu kegiatan khusus dari pihak PR untuk melakukan komunikasi penyampaian pesan, atau informasi tertentu mengenai aktivitas yang bersifat kelembagaan, perusahaan/institusi, produk dan hingga kegiatan bersifat individual lainnya yang perlu dipublikasikan melalui kerjasama dengan pihak pers/media massa untuk menciptakan publisitas dan citra positif” (Rosadi Ruslan)

BENTUK HUBUNGAN MEDIA & PERS, MENURUT FRANK JEFKINS (1992)

1. KONTAK PRIBADI (personal contact)

pelaksanaan hubungan media tergantung pada apa & bagaimana kontak pribadi dg kedua belah pihak dalam menjalin hubungan informal.

2. PELAYANAN INFORMASI/BERITA (News Service)

pemberian informasi, publikasi & berita baik tertulis maupun cetak (press release, news letter,photo press), maupun terekam (video release, cassets recorder, slide film).

3. ANTISIPASI KEMUNGKINAN DARURAT (Contingency Plan)

antisipasi permintaan mendadak dari pihak pers untuk wawancara, konfirmasi dsb. Shg PRO harus siap melayaninya.

BENTUK KERJA SAMA DENGAN PERS

A. KONTAK FORMAL :

yaitu kegiatan, event-event (acara) tertentu yang sengaja dirancang oleh pihak humas. antara lain :

1. KONFERENSI PERS (Press Conference)

yaitu : pertemuan (kontak) khusus dengan pihak pers yg bersifat resmi/sengaja diselenggarakan oleh pejabat humas yang bertindak sbg nara se\umber dalam upaya menjelaskan suatu rencana/ permasalahan ttt yg sedang dihadapi. biasanya jumpa pers ini ditutup dengan makan bersama.

2. WISATA PERS (Press Tour)

sejumlah wartawan yang sudah dikenal baik dg humas diajak wisata kunjungan kesuatu event khusus/ keluar kota bersama dg pejabat instansi untuk meliput secara langsung mengenai kegiatan tertentu. Mis : pembukaan pabrik, kejadian/ peristiwa yang menimpa perusahaan tsb.

3. RESEPSI PERS (Press Reception) dan PRESS GATHERING

berupa jamuan pers/wartawan yang bersifat sosial, menghadiri acara resepsi / seremonial tertentu baik formal / informal. Ada juga melalui event-event olahraga bersama, kumpul bersama dalam acara ulang tahun perusahaan atau acara keagamaan misalnya buka bersama, tahun baru dl antara pihak humas,eksekutif dg pihak pers diluar tugas fungsionalnya masing-masing, namun terkadang humas dapat menyisipkan pemberian keterangan pers.

4. TAKLIMAT PERS (Press Breifing)

jumpat pers resmi yang diselenggarakan secara periodik. Biasanya pada awal/akhir bulan / tahun oleh humas / pimpinan lembaga. Pertemuan ini diadakan mirip diskusi/ berdialog, saling memberi masukan/ informasi cukup penting bagi kedua belah pihak. Dan pihak pers diberi kesempatan seluas-luasnya mengenai informasi yang kemudian diharapkan wartawa mempunyai pegetahuan lebih baik. Mislanya : tentang akan diterbitkannya UU/peraturan atau kebijakan baru.

B. KONTAK INFORMAL :

1. KETERANGAN PERS (Press Statement)

bisa dilakuakn kapan dan dimana saja tanpa ada undangan resmi, mungkin pemberitahuannya cukup melalui telpon.hal ini banyak dilakukan oleh para politisi, budayawan dsb untuk menjelaskan / memberikan argumentasi terntentu.

2. WAWANCARA PERS (Press Interview)

inisiatif biasanya dari pihak pers setelah melalui perjanjian / konfirmasi dengan hara sumber.

PRINSIP BERHUBUNGAN DENGAN PERS (GOOD PRES RELATIONSHIP)

1. Sikap terus terang,jujur terbuka, ramah, tegas, profesional.
2. Memberikan pelayanan terbaik kepada media & tidak menutup saluran informasi khususnya saat menghadapi masalah.
3. Jangan terlalu membanjiri berbagai publisitas yang tidak jelas tujuannya.
4. Tidak meminta-minta/mengemis kepada pers agar beritanyanya dibuat.
5. Saling memahami fungsi, kewajiban dan tugas profesinya dan memegang kode etik profesi masing-masing.
6. Saling mengenal baik, cukup akrab antara kedua belah pihak secara individual & fungsional namun tetap menjaga jarak demi kerahasiaan lembaga.
7. Kenalilah siapa Pimred,Wapimred, Redpel, redaktur halaman, para reporter setiap bidang liputan. (& salalu meng-up date- daftar nama).
8. Meminta kartu nama, biasanya setiap wartawan resmi/bertugas dilengkapi kartu PWI, kartu pers/nama.
9. Menerima kedatangan wartawan dalam rangka peliputan, konfirmasi berita, wawancara, tapa menujukkan ragu-ragu atau penuh kecurigaan.
10. Melayani dengan baik bila ada permintaan interview /wawancara dari pihak pers termasuk jika mendadak dg catatan segala sesuatunya dipersiapkan terlebih dahulu dg memilah informasi yg pantas untuk dipublikasikan.
11. Kirimkan kartu ucapan selamat, baik kepada individu maupun lembaga (penerbit) yang sdg ulang tahun, menghadapi lebaran, Tahun baru dsb. Sbg tanda penuh perhatian untuk membangun hubg Baik
12. Pemberian iklan goodwill, yaitu iklan secara insidentil diluar iklan promosi/komersil (mis : iklan layanan masyarakat) yang dikerjasamakan dengan media tsb. Atau kerja sama lainnya spt : penanggulangan bencana alam, pelestarian & kepedulian alam atau tema sosial lainnya untuk menari simpati berbagai pihak.
13. Membentuk proyek publikasi/promosi bersama dengan pihak media melalui coverage (ulasan berita) / penulisan artikel/featuris (advetorial) tentang suatu produk/jasa yg ingin dikampanyekan scr efektif melalui kerjasama antara Humas & pihak pers.

MEDIA PUBLIC RELATIONS

1. House journal (Internal : In house Journal; media internal yang berfungsi sebagai media komunikasi, informasi, pendidikan, hiburan, media pengetahuan – Eksternal : Eksternal House Journal, yang berfungsi sebagai media promosi dan pembangun citra).
2. Printed Material (berbentuk : brosur, leaflet, booklet, kop surat, kartu ucapan selamat/suplemen, kalender)
3. Media Pertemuan (Event) ; media pertemuan langsung (face to face), misal : presentasi, diskusi panel, seminar, pameran.
4. Broadcating Media & Internet ; publikasi PR yang disiarkan melalui siaran TV/Radio, media elektronik, internet.
5. Media sarana Humas (misalnya penampilan identitas perusahaan /coporate identity yang merupakan simbol perusahaan, nama perusahaan, logo, warna standar perusahaan & kemasan produk, citra lobby kantor / font office lobby image, pakaian seragam /uniform, model huruf atau logo perusahaan yang menjadi pembeda dengan yang lainnya.
6. Media Personal (pertemuan langsung melalui pendekatan personal seperti lobi dan negosiasi untuk mencapai kata sepakat (win-win solutions).

HOUSE JOURNAL & PR WRITING, Frank Jefkins (1988), lima macam House Journal :

1. THE SALES BULLETIN : media komunikasi reguler antara manajer penjualan dg salesmen.
2. THE NEWSLETTER : siaran berita singkat tentang perusahaan/lembaga.
3. THE MAGAZINE : majalah yang berisi tulisan feature, artikel & gambar-gambar.
4. THE TABLOID NEWSPAPER : mirip surat kabar populer & berisikan berita-berita pkok, artikel populer pendek.
5. THE WALL NEWSPAPER : media komunikasi internal antara karyawan dengan perusahaan.

Bentuk house journal lain :

Media elektronik yang mulai berkembang tahun 1980-an biasanya melalui saluran media (electronic channel media) :

1. VIDEO CASSETS : rekaman video/film dokumentasi yang didistribusikan untuk dipasang di TV monitr di temapt strategis & mudah dilihat oleh khalayak. Misalnya tentang profil perusahaan maupun produk.
2. AUDIO CASSET TAPE : informasi/berita yang direkam menggunakan pita rekaman yang berisikan pidato, instruksi, pesan dan didistribusikan pada karyawan, pelanggan / relasi bisnis. Dapat terlihat dalam MLM.
3. VIEWDATA HOUSE JOURNAL :

media surat kabar elektronik dg menggunakan saluran televisi/komputer, misal : internet, email dsb

PR WRITING, ANTARA LAIN :

Naskah / script, release (siaran), journal magazine (majalah internal), laporan (report), Annual Report (laporan keuangan tahunan), prospektus (Publikasi Prospek Usaha Komersial), Company profile & company product (profil perusahaan dan produk dalam bentuk majalah), advertorial (naskah tulisan promosi dalam bentuk artikel sponsor), Corporate Profile and Editorial (pariwara dan suplemen sisipan, brosur, leaflet dan katalog)