MPR 4 : Planning & Programming

PLANNING & PROGRAMING
Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si

PERENCANAAN PROGRAM PR
Public Relations consist of all form of planned communication outwards and inwards between an organization and its public for the purpose of achieving specific objective concerning mutual understanding (Frank Jefkins, 1988:13)
MENGAPA PERLU PERENCANAAN ?
1. Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan. (teknologi, politik, hukum, ekonomi).
2. Menghadapi perubahan operasional (mis: menghadapi persaingan, perubahan selera pelanggan, life cycle product, sistem komunikasi, media massa, tenaga kerja, relasi bisnis).
3. Menciptakan tujuan objektif, tujuan & target yg ingin dicapai.
MANFAAT PERENCANAAN KERJA PR
1. Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi thd lingkungan yg sering berubah.
2. Mengefektifkan-efisiensi koordinasi/ kerja sama antar departemen, pihak terkait.
3. Efisiensi waktu, tenaga, upaya & biaya.
4. Menghindari resiko kegagalan
5. Mampu melihat scr keseluruhan kemampuan operasional organisasi.
6. Menetapkan klasifikasi rencana kerja.

PERENCANAAN STRATEGIS
Perencanaan strategis melibatkan pengambilan keputusan tentang tujuan dan sasaran program, pengenalan publik, penatapan kebijakan, atau aturan untuk menjadi pedoman pemilihan strategi, dan penentuan strategi. (Cutlip, Center & Broom)

PROSES PERENCANAAN STRATEGIS
1. Mendefinisi peran dan misi. Menentukan sifat dan cakupan pekerjaan yang akan dilakukan
2. Menentukan bidang hasil usaha. Menentukan dimana akan menginvestasi waktu, tenaga dan bakat.
3. Mengenali dan menspesifikasi indikator efektivitas. Menentukan faktor yg bisa diukur untuk menetapkan sasaran.
4. Memilih dan menetapkan sasaran. Menentukan hasil yang akan diwujudkan.
5. Mempersiapkan rencana tindakan. Menentukan cara mencapai sasaran khusus.
a. Membuat program. Membuat rangkaian tindakan untuk dijalani dalam mencapai sasaran.
b. Membuat jadwal. Menetapkan kebutuhan waktu untuk langkah sasaran dan tindakan.
c. Membuat anggaran. Menetapkan dan menunjuk sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran.
d. Menetapkan pertanggungjawaban. Menentukan siapa yang akan mengurus pencapaian sasaran dan langkah tindakan.
e. Meninjau dan menata ulang. Menguji dan merevisi rencana sementara sbgmn dibutuhkan sebelum komitmen pd tindakan.
6. Menetapkan kendali. Memastikan pencapaian sasaran yg efektif.
7. Berkomunikasi. Menentukan komunikasi yg perlu dlm organisasi untuk mencapai pemahaman & komitmen dari ke-6 langkah sebelumnya.
8. Menerapkan. Memastikan kesepakatan, pendekatan apa g akan berjalan paling baik, siapa yg perlu dilibatkan dan langkah tindakan cepat apa yg perlu dilakukan.

LANGKAH PERENCANAAN STRATEGIS
1. Masalah, kepentingan atau peluang “apa yg sedang terjadi sekarang?”
2. Analisa situasi (internal – eksternal) “ekuatan positif dan negatif apa yg sedang beroperasi?, “Siapa yg terlibat dan/atau terpengaruh?” “Bagaimana mereka terlibat/terpengaruh?”.
3. Tujuan program, “situasi apa yg diinginkan?”.
4. Publik sasaran, “siapa dari lingkungan internal & eksternal yg harusditanggapi,dijangkau, dipengaruhi oleh program”.
5. Sasaran “apa yg harus dicapai pd setiap publik agar memenuhi tujuan program”.
6. Strategi tindakan,” perubahan apa yg hrs dilakukan ntuk mencapai hasil yg dinyatakan dalam sasaran”.
7. Strategi komunkasi, “isi pesan seperti apa yg hrs dikomunikasikan utuk mencapai hasil yg dinyatakan dlm sasaran?, “media terbaik apa yg mengantarkan pesan itu kpd publik sasaran”.
8. Rencana implementasi program “siapa yg bertanggungjwb atas implementasi setiap taktik tindakan dan komunikasi?, “bagaimana urutan kejadian dan jadwalnya?, “berapa besar biaya untuk program itu?”.
9. Rencana evaluasi, “bagaimana cara mengukur hasil yg ditetapkan dalam tujuan dan sasaran program?’.
10. Umpan balik dan penyesuaian program, “bagaimana cara melaporkan hasil evaluasi kpd para manajer program dan memakainya untuk memuat perubahan”.

ANALISIS LINGKUNGAN
1. A searching look backward
2. A deep look inside
3. A wide look around
4. A long, long looks ahead