PSC 5 : Aspek Penting Dalam PSC

KOMUNIKASI & PR SEBAGAI INSTRUMEN UTAMA PELAYANAN PUBLIK
Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si.

PRINSIP KOMUNIKASI
1. Setiap perilaku mempunyai potensi komunikasi
2. Komunikasi adalah suatu proses simbolik
3. Komunikasi terjadi dalam konteks ruang dan waktu
4. Semakin mirip latar belakang sosial budaya semakin efektiflah komunikasi
5. Komunikasi bersifat irreversibel Komunikasi mempunyai dimensi isi & hubungan
6. Komunikasi melibatkan prediksi peserta

ASPEK PENTING DALAM KOMUNIKASI PELAYANAN PUBLIK
1. COMMUNICATOR PERFORMANCE IMAGE :
- Physical Performance
- Psychologycal Performance
- Verbal Expression
2. MULTIPLE IMAGE/FRONT OFFICE IMAGE
- Uniform (seragam) para front liner.
- Sosok Gedung
- Dekorasi Lobby Kantor
- atribut dsb
3. INSTITUTION / CORPORATE IMAGE
- Publikasi lembaga : kualitas pelayanan, program unggulan, kemudahan (melalui brosur/leaflet)

 EFEKTIFITAS KOMUNIKASI DALAM PUBLIC SERVICE
ASPEK KOMUNIKATOR :
 Ketepatan Identifikasi sasaran (jenis kelamin, usia, pendidikan, latar belakang, kultural, pengalaman hidup).
 Formulasi isi pesan (harus jelas, tepat, singkat, sederhana) dalam hal tertentu perlu redundancy.
 Pemilihan saluran komunikasi
 Kredibilitas komunikator (terpercaya, keahlian, legitimasi)
ISI PESAN
 Validitas isi pesan (faktual, logis, rasional)
 Aktualisasi isi pesan
 Kemasan pesan (pemilihan media yang tepat)
KOMUNIKAN
 Identitas pribadi
 Kebutuhan, minat & selera
 Latar belakang kultural
 Kesamaan kerangka acuan
SALURAN KOMUNIKASI
 Penentuan saluran yang tepat (telpon, tatap muka, email, komputer, cetak)
 Mencari feedback (keluhan, kritik, saran)
 Pengulangan pengiriman pesan

PUBLIC SERVICE DALAM PR
 Tugas utama PR adalah sebagai alat manajemen organisasi untuk menjalin hubungan baik dengan publiknya dalam rangka mencapai rasa saling pengertian antara organisasi dengan publiknya.
 Dalam rangka menjalin hubungan baik & upaya saling pengertian, suatu organisasi harus mampu memberikan pelayanan yang terbaik pada publiknya dengan melakukan strategi komunikasi yang terbaik melalui optimalisasi fungsi & tugas PR

PELAYANAN PRIMA BAGI PUBLIK INTERNAL PR
 Dalam rangka memberikan pelayanan yang terbaik bagi internal publiknya maka PR melakukan beragam strategi komunikasi internal yaitu bagi para karyawan.
 Yang berfungsi untuk mengusahakan agar para karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan megusahakan agar manajmen mengetahui apa yang sedang dipikirkan oleh para karyawan. Tujuan untuk meningkatkan keterbukaan komunikasi dan produktifitas serta semangat kerja karyawan.

STRATEGI PELAYANAN UNTUK INTERNAL PUBLIK
 Penampilan para pimpinan, pegawai dan pola hubungan yang terjalin dengan baik antar mereka dapat mempengaruhi terhadap munculnya sikap saling pengertian, penghargaan & kepercayaan dari publik (internalnya) begitu pula dapat mempengaruhi kesan (image) & nama baik terhadap organisasi dalam masyarakat.
 Memberikan perhatian “lebih” kepada para karyawan dengan memperhatikan pada terpenuhinya kepuasan atas kepentingan-kepentingan ekonomi, sosial & psikologis.
 Strategi pelayanan dapat berorientasi pada : pembinaan, peningkatan motivasi dan pengembangan diri, transparansi, keterbukaan, jaminan kerja & kesehatan karyawan, hubungan keluarga dsb.
 Bentuk program misal : persiapan pra purna tugas, famaly gathering, skill training, HRD training, K3 dsb, tour.

PELAYANAN PRIMA BAGI PUBLIK EKSTERNAL PR
 Komunikasi Eksternal adalah berupa pertukaran informasi antara manajemen dengan publik eksternalnya, yaitu keseluruhan pelanggan baik perorangan / kelompok / organisasi yang dilayani oleh organisasi / perusahaan, termasuk masyarakat sekitar, panyalur, pengedar, pemasok, lembaga pemerintah, para pendidik.
 Komunikasi ini berfungsi muntuk membangun kepemahaman bersama dan sikap saling pengertian diantara kedua belah pihak sehingga muncul kepercayaan masyarakat terhadap lembaga.
 Hal ini dilakukan untuk : memperluas pasar/jumlah pelangga, memelihara & meingkatkan loyalitas pelanggan, memperkenalkan produk/jasa, mempermudah akses modal serta meningkatkan hubungan dengan asosiasi perusahaan dalam rangka menunjang kemitraan.

STRATEGI PELAYANAN UNTUK EKSTERNAL PUBLIK
 Strategi pelayanan dapat berorientasi pada : lahirnya kepercayaan publik, kesenangan dan kepuasan, loyalitas, kemudahan akses, kecepatan pelayanan.
 Orientasi pelayanan terhadap publik eksternal dapat berupa : kemudahan prosedur, kenyamanan tempat, jaminan keamanan barang, kecepatan dan ketepatan (realisasi & janji palayanan).