DINAMIKA KELOMPOK

Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si

Pengertian

Interaksi antara kebutuhan2 perorangan, tujuan & peranan kelompok, norma2, & konflik dalam berfungsinya kelompok

REALITAS DALAM KELOMPOK

1. Peranan/ kegiatan yg dilaksanakan oleh anggota kelompok
2. Norma2 / perbedaan dlm status yg tumbuh ketika para anggota berinteraksi
3. Konflik yg muncul dari tekanan untuk bersaing/kerja sama

TUJUAN DINAMIKA KELOMPOK

1. Untuk mempertahankan kelompok/tim agar tetap utuh & berfungsi lancar (soliditas & solidaritas)
2. Untuk mempertahankan agar kelompok/tim melaksanakan pekerjaan yg mereka hadapi (problem solving)

TAHAP PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

1. Forming phase (uji coba)
2. Storming phase (pengenalan)
3. Norming phase (pembinaan hubungan)
4. Performing phase (kesepakatan)
5. Maturity phase (saling memahami)

Forming phase

· Pada tahap ini disebut juga dengan tahap uji coba,

· tahap ini masing‑masing individu masih belum saling mengenal dengan baik (tahap awal perkenalan individu) dan

· masih mencoba untuk saling mendekati diri agar dapat saling mengenal antar individu.

· Pada tahap ini masih ada "ego", perasaan dirinya merasa "lebih" dari yang lain.

Storming phase

• Dalam tahap ini individu‑individu sudah mulai mengenal yang lain, sehingga muncul beberapa hal yang menurut dirinya tidak ideal seperti yang dia inginkan,
• muncul konflik/masalah dalam hubungan antar pribadi.
• Maka pada tahap ini individu/ kelompok mulai mencoba mengatasi kericuhan dalam tubuh sendiri.

Norming phase

• Yaitu tahap masa percobaan dalam membina hubungan antar individu.
• Konflik sudah dapat diatasi & mampu melihat konflik sbg kebutuhan untuk melihat dari berbagai segi.
• Pada tahap ini masing‑masing individu mulai mencoba menjalin hubungan yang baik
• membuat kesepakatan bersama tentang nilai‑nilai yang mungkin dalam melanggengkan kerja dalam kelompok tersebut.
• Mulai berbagi perasaan, gagasan, umpan balik, mulai merasa cocok dengan lingkungan.
• A Happy circle, terikatan moral, interaksi tinggi

Performing phase

• Setelah antar individu terjadi kesepakatan dan mulai mengenal dengan baik serta mulai memahami dan menghargai antar karakter dan posisi masing‑masing, maka disinilah mulai terlihat efektifitas saling bekerja sama.
• Mengembangkan proses pelaksanaan tugas
• Ada dukungan untuk mencoba-coba cara alternatif
• Anggota tim saling bergantung & mandiri.

Maturity phase

• Tahap kedewasaan yang ditandai dengan upaya saling memahaini, menghargai, membantu, unjuk kerja secara positif, dan selalu melakukan sesuatu yang terbaik dan memberikan kemanfaatan yang banyak untuk orang lain.
• Pada tahap ini budaya organisasi (culture of organisation) positif akan tercipta dengan baik.
• Pelaksanaan aktifitas kerja tim terstruktur, terkoordinir dan terdistribusikan dengan baik berdasar kemampuan masing‑masing yang setiap midividu berupaya terbaik untuk saling memahami, membantu dan saling memberikan yang terbaik untuk yang lain (Mutual simbiolism)

SYARAT PEMBENTUKAN KELOMPOK

• Adanya ketergantungan yang sifatnya positif (positive interdependency).
• Keandalan individu (individual accountability).
• lnteraksi langsung (face-to-face interaction).
• Ketrampilan kerjasama (collaborative skills).
• Proses kelompok (group processing).

Janis’ Theory of Groupthink

suatu cara yang cepat dan mudah untuk merujuk pada sebuah cara berfikir yang dipakai oleh orang (anggota kelompok) saat mereka terlibat secara mendalam di dalam sebuah in-group yang kompak (kohesif), bila usaha-usaha para angotanya untuk mencapai kesepakatan mengalahkan motivasi mereka untuk secara realistik memperhitungkan tindakan-tindakan alternatif

Groupthink Ditandai Oleh Beberapa Gejala

1. Ilusi ketidakrentanan (illusion of invulnerability),
2. Rasionalisasi tindakan (rationalize),
3. Penanaman moralitas (inherent morality),
4. Stereotyped
5. Tekanan langsung (direct pressure)
6. Penyensoran diri (Self-censorship) dari ketidaksepakatan.
7. Ilusi kesepakatan (illution of unanimity)
8. Munculnya pengawal pikiran (mindguards)

PERANAN FUNGSIONAL TIM

a. PERANAN TUGAS

Menawarkan gagasan, metode, rencana, meminta informasi & pendapat, mendorong orang untuk maju, menangani tugas sesuai prosedur.

b. PERANAN PEMELIHARAAN

Memberi pujian, menunjukkan kehangatan, menengahi perbedaan, mendengarkan orang lain, menerima keputusan kelompok, humor, andil dalam tim, berkontribusi.

c. PERANAN MENGGANGGU

Menentang, menghambat, menyerang kedudukan, memaksakan superioritas untuk mengendalikan, mengolok-olok, membujuk, kelakar tidak sopan dsb

Dasar PR-9 : Community Relations

COMMUNITY RELATIONS

Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos,. M.Si

BATASAN & PENGERTIAN

· KOMUNITAS : ( STEWART E.PERRY )

a. komunitas adalah orang yang saling berhubungan berdasarkan nilai-nilai dan kepentingan bersama yang khusus atau interaksi dalam struktur sosial yang berdiam pada lokasi yang berbeda namun dipersatukan oleh kepentingan & nilai yang sama.

b. komunitas adalah orang yang berhubungan satu sama lain karena didasarkan pad lokalitas tertentu yang sama yang karena kesamaan lokalitas itu secara tak langsung membuat mereka mengacu pada kepentingan dan nilai-nilai yang sama.

· KOMUNITAS adalah semua stakeholder yang dilayani organisasi.

· Komunitas berdasar karaktersitik relasi di dalam komunitas tsb :

1. Komunitas sebagai pengelompokan lokal yg didasarkan pd kedekatan & kadang2 relasi tatap muka (mis : komunitas lokal, komunitas pekerja)

2. Komunitas sebagai kelompok kepentingan (mis : komunitas penelitian, bisnis, etnis dsb).

3. Kualitas relasi di dalamnya dalam bentuk keterikatan smoral dan emosional (mis : mengacu pada identitas, nilai & tujuan bersama dsb)

· COMMUNITY RELATIONS (JEROLD) :peningkatan partisipasi dan posisi organisasi di dalam sebuah komunitas melalui berbagai upaya untuk kemaslahatan bersama bagi organisasi & komunitas

· COMMUNITY RELATIONS (DEMARTINIS) : cara interaksi dengan berbagai publik yang saling terkait dengan operasi organisasi.

· adalah program yang dirancang untuk menjalin hugb baik antara organisasi dengan komunitasnya sehingga tercapai sikap saling pengertian dan tujuan organisasi.

Hubungan organisasi & komunitas

· Hubungan Organisasi dg komunitas adalah wujud tanggung jawab sosial organisasi. Menurut Daugherty (2003) konsep ini sebagai respon thd nilai-nilai yang berubah dalam masyarakat kaitannya dengan isu-isu sosial (mis : kesempatan kerja, lingkungan hidup, keamanan produk).

· Faktor yang mempengaruhi perubahan tsb menurut Godeke, al :

1. Globalisasi (ekspansi bisnis yang mendunia)

2. Peningkatan harapan masyarakat (konsumen).

3. Menguatnya masyarakat madani dan LSM yang makin berdaya.

4. Pengaruh meningkatnya gerakan lingkungan, yang menekankan transparansi, keberlanjutan, akuntabilitas.

5. Pasar untuk tenaga kerja berbakat, yang memberi punishment bagi perusahaan yang mengabaikan masalah sosial.

Tahap perkembangan tanggung jawab sosial & community relations

w1960-1970 : CR dan pemberian sumbangan sebagai respon atas kebutuhan/tekanan lokal dan manajemen senior (CEO).

w1980-1990 : CR dengan “model kewarganegaraan Korporat” yang didasarkan pada isu-isu etis. (mis : tanggungjawab thd lingkungan, peluang kerja masy sekitar)

w1999 : CR mengembangkan aliansi strategis yang terkait erat dengan tujuan organisasi (mis : Dewan sekolah, komisi pelayanan publik dsb)

Bentuk kegiatan Community Relations

w Memberikan bantuan untuk keluarga berpendapatan rendah, sponsorship, memberikan pelatihan keterampilan pd masy sekitar, pemberian donasi

w Menunjang kepentingan budaya, pendidikan, kesehatan, kesejahteraan komunitas, pengembangan ekonomi, pengembangan sosial.

w Pemberian beasiswa, pengembangan penelitian lokal/internasional, pengembangan prestasi (mis : nobel/ Award) dsb.

w Membangun kemitraan (patnership) = hubg setara dan keterlibatan, melalui :

1. Prakarsa komersial / keterlibatan kerja

2. Investasi ekonomi (termasuk pemberian hadiah, sumbangan, pengembangan ekonomi komunitas).

3. Upaya peningkatan kualitas kerja (mis : komisi pemantau, monitoring dsb).

TUGAS :

1. CARI CONTOH BERBAGAI MACAM KEGIATAN CSR YANG DILAKUKAN OLEH PERUSAHAAN. (dapat berbentuk news, laporan kegiatan CSR dsb)
2. BUATLAH KONSEP KEGIATAN CSR BAGI SEBUAH ORGANISASI / PERUSAHAAN BERDASARKAN IDE KELOMPOK ANDA
3. TUGAS ANDA HARUS DI UPLOAD (pada komentar) HARI INI JUGA PADA BLOG : muwafikcenter.blogspot.com

MCP 5 - CSR

CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY

Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si

DEFINISI CSR

• adalah komitmen dari bisnis/perusahaan untuk berperilaku etis dan berkontribusi terhadap pembangunan ekonomi yang berkelanjutan, seraya meningkatkan kualitas hidup karyawan dan keluarganya, komunitas lokal dan masyarakat luas (World Business Council on Sustainable Development )

· adalah tanggung jawab perusahaan untuk menyesuaikan diri terhadap kebutuhan dan harapan stakeholders sehubungan dengan isu-isu etika, sosial dan lingkungan, di samping ekonomi

· Merupakan komitmen bisnis untuk berperan untuk mendukung pembangunan ekonomi, bekerjasama dengan karyawan dan keluarganya, masyarakat lokal dan masyarakat luas, untuk meningkatkan mutu hidup mereka dengan berbagai cara yang menguntungkan bagi bisnis dan pembangunan. (Petkoski dan Twose, 2003)

· Green Paper Komisi Masyarakat Eropa 2001 dinyatakan bahwa kebanyakan definisi tanggungjwab sosial korporat menunjukkan sebuah konsep tentang pengintegrasian kepedulian terhadap masalah sosial dan lingkungan hidup ke dalam operasi bisnis perusahaan dan interaksi sukarela antara perusahaan dan para stakeholder-nya. Ini setidaknya ada dua hal yang terkait dengan tanggungjawab sosial korporat itu yakni pertimbangan sosial dan lingkungan hidup serta interaksi sukarela

FAKTOR PENDORONG PERKEMBANGAN CSR

1. Kepedulian & harapan baru masyarakat, konsumen, otoritas publik & investor dlm konteks globalisasi-industri besar.

2. Kriteria sosial memberi pengaruh besar dlm pengambilan keputusan investasi individu & institusi baik sbg konsumen/investor.

3. Meningkatnya kepedulian pd kerusakan lingkungan yg disebabkan kegiatan ekonomi.

4. Transparansi kegiatan bisnis akibat perkembangan media & teknologi komunikasi & informasi modern. (komisi masyarakat Eropa, 2001)

Perusahaan-perusahaan yang memiliki reputasi bagus, umumnya memenuhi enam hal ;

1. hubungan yang baik dengan para pemuka masyarakat.

2. hubungan positif dengan pemerintah setempat.

3. resiko krisis yang lebih kecil.

4. rasa kebanggaan dalam organisasi dan di antara khalayak sasaran.

5. saling pengertian antara khalayak sasaran, baik internal maupun eksternal.

6. meningkatkan kesetiaan para staf perusahaan

(Anggoro, 2002)

“MODEL EMPAT SISI CSR”

1. perusahaan memiliki tanggung jawab ekonomis, yaitu berbisnis dan mendapatkan profit.

2. Perusahaan memiliki tanggung jawab legal, semisal keharusan membayar pajak, memenuhi persyaratan Amdal, dan lain-lain.

3. Perusahaaan memiliki tanggung jawab ethical atau etis. Misalnya perusahaan berlaku fair, tidak membeda-bedakan ras, gender, tidak korupsi, dan hal-hal semacam itu.

4. Perusahaan memiliki tanggung jawab discretionary. Tanggung jawab yang seharusnya tidak harus dilakukan, tapi perusahaan melakukan juga atas kemauan sendiri

MODEL CSR
menurut saidi & Abidin

1. Keterlibatan langsung dengan lingkungan masyarakat.

2. Pendirian yayasan / organisasi sosial perusahaan.

3. Bermitra dengan pihak lain

4. Mendukung / bergabung dalam suatu konsorsium

SASARAN DARI PROGRAM CSR

1. Pemberdayaan SDM lokal (pelajar, pemuda dan mahasiswa termasuk di dalamnya);

2. Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat sekitar daerah operasi;

3. Pembangunan fasilitas sosial/umum,

4. Pengembangan kesehatan masyarakat,

5. Sosbud, dan lain-lain.

PRAKTIK CSR DI 7 NEGARA ASIA
hasil penelitian Chambers ; 2003

1. Keterlibatan dalam komunitas :

2. Community development, Konservasi lingkungan hidup, Pendidikan, pelatihan, kegiatan keagamaan, olahraga.

3. Pembuatan produk yg bisa dipertanggungjawabkan scr sosial :

4. Lingkungan hidup, kesehatan, keselamatan kerja, sumberdaya manusia & etika.

5. Employee relations :

6. Kesejahteraan pekerja, keterlibatan pekerja.

Bentuk CSR di Asia :

1. Kemitraan komunitas

2. Menerjunkan sukarelawan pd komunitas

3. Pendirian yayasan

4. Keterlibatan komunitas (di Indonesia dlm bentuk : pembangunan pertanian, ekonomi lokal, CD, membantu organisasi keagamaan)

DIMENSI CSR
Menurut Green Paper dari komisi Masyarakat Eropa

1. DIMENSI INTERNAL :

1. Manajemen SDM

2. Kesehatan & Keselamatan kerja

3. Beradaptasi dg perubahan

4. Manajemen dampak lingkungan & SDA

DIMENSI EKSTERNAL :

1. Komunitas2 lokal, mitra usaha, pemasok, konsumen.

2. Hak-hak asasi manusia

3. Kepedulian pd lingkungan hiup global

Berdasarkan sifatnya, pelaksanaan program CSR dapat dibagi dua, yaitu :
1. Program Pengembangan Masyarakat (Community Development/CD); dan
2. Program Pengembangan Hubungan/Relasi dengan publik (Relations Development/ RD).

Dalam penyusunan CD mempertimbangkan : Triple Bottom Line (3P) :

1. Profit

2. People

3. Planet

(dipopulerkan : John Elkington, 1997)

PEDOMAN CSR
Hasil pertemuan menteri negara2 anggota OECD di Paris th 2000

1. Memberi sumbangan untuk kemajuan ekonomi, sosial, ligkungan berdasarkan pandangan untuk mencapai pembangunan berkelanjutan.

2. Menghormati hak-hak manusia di daerah perusahaan beroperasi

3. Mendorong pengembangan kapasitas lokal melalui kerja sama dg komunitas lokal.

4. Mendorong pembentukan huma capital, khususnya penciptaan kesempatan kerja & fasilitasi pelatihan bg karyawan.

5. Mendorong kesadaran pekerja melalui penyebarluasan kebiajakn dg program pelatihan

6. Mengembangkan mitra bisnis.

PRINSIP CSR menurut Warhurst ; 1998

1. Prioritas korporat
2. Manajemen terpadu
3. Proses perbaikan kebijakan, melalui riset & pemenuhan kebutuhan sosial
4. Pendidikan karyawan
5. Kajian atas dampak sosial
6. Produk & jasa yg ramah lingkungan
7. Informasi publik. edukasi costumer
8. Fasilitas & operasi atas pertimbangan kajian social impact
9. Penelitian atas semua proses produksi (bahan baku, produk, proses, emisi, limbah dll)
10. Prinsip pencegahan dengan modifikasi
11. Kepedulian para kontraktor & pemasok
12. Siaga menghadanpi darurat
13. Adopsi inovasi yg baik
14. Memberi sumbangan pada usaha bersama
15. Keterbukaan
16. Pencapaian & pelaporan : audit sosial

Komorg-9 : Konflik dlm Kom. Org

KONFLIK DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI

Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si

PENGERTIAN

• Konflik merupakan bentuk interaksi perbedaan kepentingan, persepsi, dan pilihan. Wujudnya bisa berupa ketidaksetujuan kecil sampai ke perkelahian. (Brown :1998).

• Konflik sebagai suatu perbedaan pendapat di antara dua atau lebih anggota atau kelompok dan organisasi, yang muncul dari kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber daya yang langka atau aktivitas kerja dan mereka mempunyai status, tujuan, nilai, atau pandangan yang berbeda, dimana masing-masing pihak berupaya untuk memenangkan kepentingan atau pandangannya

• Konflik dapat dirasakan, diketahui, diekspresikan melalui perilaku-perilaku komunikasi (Folger & Poole: 1984).

Konflik senantisa berpusatpada beberapasebab utama: tujuan yang ingin dicapai, alokasi sumber­sumber yang dibagikan, keputusan yang diambil, maupun perilaku setiap pihak yang terlibat (Myers, 1982:234-237; Kreps, 1986:185; Stewart, 1993:341).

• Interaksi yang disebut komunikasi antara individu yang satu dengan yang lainnya, tak dapat disangkal akan menimbulkan konflik dalam level yang berbeda­beda (Devito, 1995:381).

KONFLIK DALAM ORGANISASI
Menurut Myers :1993

1. Konflik pribadi (personal conflict) :

· merupakan konflik yang terjadi dalam diri setiap individu karena pertentangan antara apa yang menjadi harapan dan keinginannya dengan apa yang dia hadapi atau dia perolah.

2. Konflik antar pribadi (interpersonal conflict),

· merupakan konflik yang terjadi antara individu yang satu dengan yang lain

· Sumber : perbedaan latar belakang individu (usia, jenis kelamin, kebiasaan, kepercayaan), cara pandang (HCC – LCC)

3. Konflik organisasi (organizational conflict).

• perilaku yang terjadi antara kelompok-kelompok dalam organisasi dimana anggota kelompok mengidentifikasikan dirinya dengan kelompoknya, dan merasa bahwa kelompok lain menghalangi pencapaian tujuan maupun harapan­harapannya

FAKTOR-FAKTOR PENDORONG KONFLIK
(Daft: 1992) :

• Environment, perubahan lingkungan eksternal,
• Size, perubahan ukuran perusahaan sebagai akibat tuntutan persaingan,
• Technology, perkembangan teknologi,
• Goals, Pencapaian tujuan organisasi,
• Structure, Struktur organisasi.

DAMPAK KONFLIK (-)

• Konflik bisa menimbulkan dampak negatif misalnya, melemahnya hubungan antarpribadi, timbulnya sikap marah, perasaanterluka, keterasingan (Kreps, 1986:187).

• Pada tahap dini, konflik ditandai dengan sikap tidak saling percaya antara satu kelompok dengan kelompok lain yang lambat laun ditunjukkan secara verbal maupun nonverbal: raut wajah tidak senang, bersikap diam atau mungkin menghindari kelompok lain (Pace & Faules, 1994: 250).

• Pada level organisasi, konflik membawa dampak negatif; pemborosan energi/tenaga (hilangnya konsentrasi untuk pekerjaan), menurunnya rasa saling pengertian terhadap kelompok lain, kurangnya kerjasama antara kelompok bahkan yang terjadijustru saling salah menyalahkan, koordinasi menjadi sangat buruk (Daft, 1982: 444).

DAMPAK KONFLIK (+)

• Sebagai tanda peringatan dini terhadap masalah yang muncul,
• Sebagai katub pengaman,
• Meningkatkan interaksi dan keterlibatan kelompok untuk berdiskusi menyelesaikan masalah yang timbul,
• Menumbuhkan kreativitas,
• Menjembatani penyelesaian masalah,
• Mendorong penyampaian informasi antar kelompok, dan
• Menguji ide-ide yang muncul dari anggota organisasi, dan solusi yang ditawarkan atas masalah yang terjadi.

PERUBAHAN PERILAKU DALAM KONFLIK
Menurut Daft : 1992.

• Individu dalam suatu kelompok akan mengidentifikasi dirinya dengan kelompoknya dan menganggap seolah-olah dirinya terpisddah dari kelompok lain,
• Kehadiran kelompok lain akan mengundang perbandingan antara “kelompok kami” dengan “kelompok mereka”,
• Jika suatu kelompok terlibat konflik dengan kelompok lain, maka anggota kelompoknya akan cepat menyatu dengan anggota kelompoknya,
• Anggota suatu kelompok cenderung memandang kelompok lain sebagai rival,
• Anggota kelompok cenderung menonjolkan arogansi dan meremehkan kelebihan atau keberhasilan kelompok lain,
• Komunikasi antara kelompok yang berkonflik akan menurun bahkan tersumbat,
• Kelompok yang berkonflik dengan kelompok lain akan cepat melempar kesalahan kepada kelompok lain,
• Konflik antar kelompok yang diikuti perubahan pada persepsi dan permusuhan terjadi secara alamiah, dalam situasi normal

CONFLICT RESOLUTION

•Structural separation:

ü Kelompok yang tidak suka bekerja sama yang berada dalam satu bagian, dipisahkan secara struktural.

•Bureaucratic authority:

ü Bahwa ketika terjadi konflik maka dibutuhkan otoritas pimpinan yang lebih tinggi dari organisasi, menangani konflik antara kelompok dalam level horizontal.

•Limited communication:

ü Mendorong upaya meningkatkan komunikasi antara setiap bagian. Komunikasi yang terus menerus difokuskan pada isu-isu utama organisasi misalnya menyangkut tujuan yang dicapai.

•Integrating Devices:

ü Ketika terjadi konflik antara kelompok maka diperlukan adanyateam khusus darimasing-masing pihak yang bertikai, yang bersama-sama mem­bahas masalah dan mencari jalan keluar.

5. Confrontation and negotiation

ü Pihak-pihak yang terlibat konflik dipertemukan dan melakukan negosiasi guna mendapat jalan keluar atas masalahnya. Yang terpenting, negosiasi yang dilakukan harus mengarah kepada penyelesaian yang sama-sama menguntungkan kedua belah pihak.

6. Third party Consultant:

ü Langkah ini dilakukan dengancaramenghadirkan pihak ketiga manakala terjadinya konflik antar kelompok. Pihak ketiga, bisa konsultan dari luar perusahaan yang memang memiliki kompetensi dalam bidangnya.

7. Member Rotation:

ü Memindahkan individu ke bagian lain, baik secara temporer maupun secara permanen. Tujuannya agar individu tersebut bisa memahami nilai-nilai, kebiasaan, masalah, yang dihadapi kelompok lain.

8. Superordinate goals:

ü Pimpinan puncak organisasi harus sesering mungkin menyampaikan, mensosialisasikan apa yang menjadi tujuan bersama dan utama organ isasi.

9. Intergroup training:

ü Melakukan pelatihan-pelatihan reguler antar kelompok. Masing-masing pihak dari kelompok yang terlibat konflik diikutsertakan dalam pelatihan reguler di luar organisasi. Walaupun mahal, teknik ini dapat membantu mengembangkan sikap kerjasama antara kelompok.

Dasar PR : Media Relations

MEDIA RELATIONS

Oleh : Akh. Muwafik Saleh, S.Sos.,M.Si

MEDIA RELATIONS

1. Hubungan media merupakan sebagai alat, pendukung atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai kegiatan program kerja atau untuk kelancaran aktivitas komunikasi PR dengan pihak publik.

2. Berfungsi menyampaikan pesan kepada publiknya juga untuk membangun & meningkatkan citra melalui berbagai jenis media.

3. Peranan hubungan media (media relations) dalam kehumasan adalah sebagai saluran (Channel) dalam penyampaian pesan dalam upaya peningkatan pengenalan (awareness), informasi dan pemberiataan dari pihak publikasi humas.

4. Karena fungsi pers / media adalah sebagai kekuatan pembentuk opini (power of opinion) yang sangat efektif.

5. Kerja sama dengan pers/ media akan menghasilkan frekuensi publisitas yang cukup tinggi. Dampak pemberitaan bersifat : efek keserempakan (stimultaneity effect), efek dramatisir, efek publisitas tinggi, waktu relatif singkat, pembentukan opini, khalayak yang sangat luas dalam waktu yang bersamaan.

MEMBINA HUBUNGAN MEDIA /PERS (MEDIA/PERS RELATIONS)

1. Adalah suatu kegiatan untuk mencapai publikasi atau penyiaran berta semaksimal mungkin, sedangkan informasi yang disebarkan melalui PR adalah menciptakan pengenalan dan pengertian (Frank Jepkins, 1992)

2. Adalah suatu kegiatan khusus dari pihak PR untuk melakukan komunikasi penyampaian pesan, atau informasi tertentu mengenai aktivitas yang bersifat kelembagaan, perusahaan/institusi, produk dan hingga kegiatan bersifat individual lainnya yang perlu dipublikasikan melalui kerjasama dengan pihak pers/media massa untuk menciptakan publisitas dan citra positif” (Rosadi Ruslan)

BENTUK HUBUNGAN MEDIA & PERS, MENURUT FRANK JEFKINS (1992)

1. KONTAK PRIBADI (personal contact)

pelaksanaan hubungan media tergantung pada apa & bagaimana kontak pribadi dg kedua belah pihak dalam menjalin hubungan informal.

2. PELAYANAN INFORMASI/BERITA (News Service)

pemberian informasi, publikasi & berita baik tertulis maupun cetak (press release, news letter,photo press), maupun terekam (video release, cassets recorder, slide film).

3. ANTISIPASI KEMUNGKINAN DARURAT (Contingency Plan)

antisipasi permintaan mendadak dari pihak pers untuk wawancara, konfirmasi dsb. Shg PRO harus siap melayaninya.

BENTUK KERJA SAMA DENGAN PERS

A. KONTAK FORMAL :

yaitu kegiatan, event-event (acara) tertentu yang sengaja dirancang oleh pihak humas. antara lain :

1. KONFERENSI PERS (Press Conference)

yaitu : pertemuan (kontak) khusus dengan pihak pers yg bersifat resmi/sengaja diselenggarakan oleh pejabat humas yang bertindak sbg nara se\umber dalam upaya menjelaskan suatu rencana/ permasalahan ttt yg sedang dihadapi. biasanya jumpa pers ini ditutup dengan makan bersama.

2. WISATA PERS (Press Tour)

sejumlah wartawan yang sudah dikenal baik dg humas diajak wisata kunjungan kesuatu event khusus/ keluar kota bersama dg pejabat instansi untuk meliput secara langsung mengenai kegiatan tertentu. Mis : pembukaan pabrik, kejadian/ peristiwa yang menimpa perusahaan tsb.

3. RESEPSI PERS (Press Reception) dan PRESS GATHERING

berupa jamuan pers/wartawan yang bersifat sosial, menghadiri acara resepsi / seremonial tertentu baik formal / informal. Ada juga melalui event-event olahraga bersama, kumpul bersama dalam acara ulang tahun perusahaan atau acara keagamaan misalnya buka bersama, tahun baru dl antara pihak humas,eksekutif dg pihak pers diluar tugas fungsionalnya masing-masing, namun terkadang humas dapat menyisipkan pemberian keterangan pers.

4. TAKLIMAT PERS (Press Breifing)

jumpat pers resmi yang diselenggarakan secara periodik. Biasanya pada awal/akhir bulan / tahun oleh humas / pimpinan lembaga. Pertemuan ini diadakan mirip diskusi/ berdialog, saling memberi masukan/ informasi cukup penting bagi kedua belah pihak. Dan pihak pers diberi kesempatan seluas-luasnya mengenai informasi yang kemudian diharapkan wartawa mempunyai pegetahuan lebih baik. Mislanya : tentang akan diterbitkannya UU/peraturan atau kebijakan baru.

B. KONTAK INFORMAL :

1. KETERANGAN PERS (Press Statement)

bisa dilakuakn kapan dan dimana saja tanpa ada undangan resmi, mungkin pemberitahuannya cukup melalui telpon.hal ini banyak dilakukan oleh para politisi, budayawan dsb untuk menjelaskan / memberikan argumentasi terntentu.

2. WAWANCARA PERS (Press Interview)

inisiatif biasanya dari pihak pers setelah melalui perjanjian / konfirmasi dengan hara sumber.

PRINSIP BERHUBUNGAN DENGAN PERS (GOOD PRES RELATIONSHIP)

1. Sikap terus terang,jujur terbuka, ramah, tegas, profesional.
2. Memberikan pelayanan terbaik kepada media & tidak menutup saluran informasi khususnya saat menghadapi masalah.
3. Jangan terlalu membanjiri berbagai publisitas yang tidak jelas tujuannya.
4. Tidak meminta-minta/mengemis kepada pers agar beritanyanya dibuat.
5. Saling memahami fungsi, kewajiban dan tugas profesinya dan memegang kode etik profesi masing-masing.
6. Saling mengenal baik, cukup akrab antara kedua belah pihak secara individual & fungsional namun tetap menjaga jarak demi kerahasiaan lembaga.
7. Kenalilah siapa Pimred,Wapimred, Redpel, redaktur halaman, para reporter setiap bidang liputan. (& salalu meng-up date- daftar nama).
8. Meminta kartu nama, biasanya setiap wartawan resmi/bertugas dilengkapi kartu PWI, kartu pers/nama.
9. Menerima kedatangan wartawan dalam rangka peliputan, konfirmasi berita, wawancara, tapa menujukkan ragu-ragu atau penuh kecurigaan.
10. Melayani dengan baik bila ada permintaan interview /wawancara dari pihak pers termasuk jika mendadak dg catatan segala sesuatunya dipersiapkan terlebih dahulu dg memilah informasi yg pantas untuk dipublikasikan.
11. Kirimkan kartu ucapan selamat, baik kepada individu maupun lembaga (penerbit) yang sdg ulang tahun, menghadapi lebaran, Tahun baru dsb. Sbg tanda penuh perhatian untuk membangun hubg Baik
12. Pemberian iklan goodwill, yaitu iklan secara insidentil diluar iklan promosi/komersil (mis : iklan layanan masyarakat) yang dikerjasamakan dengan media tsb. Atau kerja sama lainnya spt : penanggulangan bencana alam, pelestarian & kepedulian alam atau tema sosial lainnya untuk menari simpati berbagai pihak.
13. Membentuk proyek publikasi/promosi bersama dengan pihak media melalui coverage (ulasan berita) / penulisan artikel/featuris (advetorial) tentang suatu produk/jasa yg ingin dikampanyekan scr efektif melalui kerjasama antara Humas & pihak pers.

MEDIA PUBLIC RELATIONS

1. House journal (Internal : In house Journal; media internal yang berfungsi sebagai media komunikasi, informasi, pendidikan, hiburan, media pengetahuan – Eksternal : Eksternal House Journal, yang berfungsi sebagai media promosi dan pembangun citra).
2. Printed Material (berbentuk : brosur, leaflet, booklet, kop surat, kartu ucapan selamat/suplemen, kalender)
3. Media Pertemuan (Event) ; media pertemuan langsung (face to face), misal : presentasi, diskusi panel, seminar, pameran.
4. Broadcating Media & Internet ; publikasi PR yang disiarkan melalui siaran TV/Radio, media elektronik, internet.
5. Media sarana Humas (misalnya penampilan identitas perusahaan /coporate identity yang merupakan simbol perusahaan, nama perusahaan, logo, warna standar perusahaan & kemasan produk, citra lobby kantor / font office lobby image, pakaian seragam /uniform, model huruf atau logo perusahaan yang menjadi pembeda dengan yang lainnya.
6. Media Personal (pertemuan langsung melalui pendekatan personal seperti lobi dan negosiasi untuk mencapai kata sepakat (win-win solutions).

HOUSE JOURNAL & PR WRITING, Frank Jefkins (1988), lima macam House Journal :

1. THE SALES BULLETIN : media komunikasi reguler antara manajer penjualan dg salesmen.
2. THE NEWSLETTER : siaran berita singkat tentang perusahaan/lembaga.
3. THE MAGAZINE : majalah yang berisi tulisan feature, artikel & gambar-gambar.
4. THE TABLOID NEWSPAPER : mirip surat kabar populer & berisikan berita-berita pkok, artikel populer pendek.
5. THE WALL NEWSPAPER : media komunikasi internal antara karyawan dengan perusahaan.

Bentuk house journal lain :

Media elektronik yang mulai berkembang tahun 1980-an biasanya melalui saluran media (electronic channel media) :

1. VIDEO CASSETS : rekaman video/film dokumentasi yang didistribusikan untuk dipasang di TV monitr di temapt strategis & mudah dilihat oleh khalayak. Misalnya tentang profil perusahaan maupun produk.
2. AUDIO CASSET TAPE : informasi/berita yang direkam menggunakan pita rekaman yang berisikan pidato, instruksi, pesan dan didistribusikan pada karyawan, pelanggan / relasi bisnis. Dapat terlihat dalam MLM.
3. VIEWDATA HOUSE JOURNAL :

media surat kabar elektronik dg menggunakan saluran televisi/komputer, misal : internet, email dsb

PR WRITING, ANTARA LAIN :

Naskah / script, release (siaran), journal magazine (majalah internal), laporan (report), Annual Report (laporan keuangan tahunan), prospektus (Publikasi Prospek Usaha Komersial), Company profile & company product (profil perusahaan dan produk dalam bentuk majalah), advertorial (naskah tulisan promosi dalam bentuk artikel sponsor), Corporate Profile and Editorial (pariwara dan suplemen sisipan, brosur, leaflet dan katalog)